בתי עסק רבים המספקים שירותים לפי תור צריכים לשמור על הסדר ולאפשר לקהל לקבוע תורים בצורה מסודרת על בסיס לו"ז, פרמטרים שונים כמו שם המטפל/הרופא, סוג השירות, על בסיס מקום פנוי ועוד. לצורך כך אותם בתי עסק עושים שימוש בתוכנה הנקראת מערכת זימון תורים. עם הטכנולוגיה המתקדמת של היום ניתן לשלב את המערכת לניהול וזימון תורים, עם מערכת הCRM של החברה ואפילו עם לוח השנה במייל של נותן השירות, תוך שילוב אוטומציות שונות החוסכות בזמן ומשפרות את השירות.
מהי מערכת זימון תורים וכיצד היא עובדת?
אז נתחיל מהבסיס. מערכת זימון תורים הינה מערכת שבאמצעותה אתם מאפשרים ללקוחות שלכם להזמין תורים באופן עצמאי. זה יכול להיות דרך אפליקציה ייעודית, אתר האינטרנט שלכם או אפילו דרך מענה טלפוני ממוחשב. המשותף לכל אלה הוא שאין צורך בהתערבות של נציג אנושי על מנת לנהל את התורים, לאפשר ללקוחות לקבוע תורים או לבצע שינוי או ביטול לתורם קיים. ישנה אפשרות אפילו להוסיף זאת באמצעות הוואטסאפ באמצעות צ'אט בוט חכם ועץ שיחה שיוגדר מראש. המערכת עובדת בצורה מאוד פשוטה מבחינת הלקוחות: הם נכנסים אליה באמצעות הטלפון הנייד או המחשב שלהם, בוחרים את השירות המבוקש או המטפל/רופא אליו רוצים להגיע ונפתחת בפניהם האופציה לבחור את התור לפי תאריך ושעה על בסיס מקום פנוי כמובן. כאשר נקבע התור, הוא "נתפס" והלקוח הבא לא יוכל לבחור באותו מועד ושעה.
היתרונות המשמעותיים של מערכת זימון תורים לבתי עסק שונים:
- שיפור השירות – השירות הוא הדבר החשוב ביותר בעסקים. תוכלו לשפר משמעותית את השירות שלכם על ידי כך שתאפשרו ללקוחות שלכם דרך נוחה ולא מסורבלת להזמין תור, בכמה לחיצות כפתור וללא צורך בהמתנה לנציג אנושי או בזבוז זמן מיותר.
- יעילות – תוכלו לחסוך טעויות אנוש בניהול התורים ולתת למערכת ממוחשת לבצע את הפעולות השונות על ידי מערכת זימון תורים איכותית שתאפשר לכם ולעובדים שלכם להתעסק בדברים החשובים באמת וזה לתת את השירות בפועל וללקוחות לקבוע תורים באמצעות לחיצת כפתור.
- חיסכון כלכלי – בעלי עסקים, ארגונים וקליניקות העושים שימוש במערכת זימון תורים יכולה לחסוך משמעותית עלויות של עובדים ובכך לשפר ולייעל את העבודה בארגון, לספק שירותים מהירים יותר ולחסוך משמעותית בכוח אדם. כל שיחה עם לקוח על מנת לקבוע, לבטל או לשנות תור קיים עשויים לגזול זמן רב מהעובדים שלכם. כל אוטומציה עסקית שתוכלו לשלב ללא ספק תאפשר לכם להרוויח יותר על ידי חיסכון כלכלי והתייעלות.
- הפחתת לחץ בשעות קבלת קהל
- זמינות מלאה יותר לרופאים. כמו גם קביעת תורים 24/7.
- שיפור התדמית על ידי שימוש בקדמה טכנולוגית.
- אפשרויות נוספות – מערכות ניהול תורים לרוב כוללות מגוון שירותים נוספים כמו מערכת זימון רב ערוצית, מערכת המתאימה למטופל את התור המתאים באמצעות ת.ז, מערכת המגובה באמצעות מענה אנושי במוקד השירות של החברה המפעילה, סנכרון לזימון תורים בקופות חולים, צ'אט בוט חכם בוואטסאפ, חיבור למערכת CRM וניהול תיק לקוח ועוד.
לאילו בתי עסק יכול להתאים השימוש במערכת?
השימוש במערכת לזימון תורים הינו חיוני למגוון בתי עסק וארגונים במשק הישראלי, החל מרופאים ומטפלים, דרך מורים פרטיים, וטרינרים, קוסמטיקאיות, מספרות, מרפאות וקליניקות שונות, מוסדות חינוך ועוד.
שלבי ההטמעה של המערכת בעסק שלכם:
שלב 1 – הצוות המקצועי של CRMERS יאפיין אתכם את צרכי הארגון שלכם, את רשימת השירותים שאתם מספקים, רשימת הלקוחות שלכם (אם מתחלקים לקבוצות), רשימת הסניפים, וכל מידע שעשוי להיות רלוונטי להגדרה והטמעה של המערכת.
שלב 2 – פתיחת המשתמש ואינטגרציה של המערכת למכשירי העסק.
שלב 3 – הגדרת אפשרויות קביעת התורים במערכת – אם למשל יש לכם סניפים שונים, מספר מטפלים/רופאים/סוגי טיפולים ואפשרויות לקביעת תורים (לדוגמה לפי תורי בוקר/ערב) הצוות המקצועי יגדיר את המאפיינים השונים בהתאמה לצרכים שלכם ושל לקוחותיכם.
שלב 4 – הגדרות מתקדמות – שילוב של אוטומציות תוך שימוש במערכת ובפיצ'רים שונים וביצוע אינטגרציה למערכות חיצוניות. לדוגמה: חיבור למערכת CRM וניהול אפקטיבי יותר של תיק הלקוח, או שילוב של צ'אט בוט חכם בוואטסאפ שמאפשר לקבוע ולנהל תורים גם משם.
שלב 5 – הגדרת המידע הנאסף והדרכת הלקוח לבדיקת מידע והנפקת דוחות בזמן אמת דרך המערכת בקלות ובפשטות. לבסוף נבצע בדיקת תקינות למערכת, נדמה הזמנת תורים לשירותים והסניפים השונים ונבצע סבב התאמות במידת הצורך.
מערכת זימון תורים למרפאות וקליניקות שונות:
מרופאי שיניים, דרך קופות החולים, קליניקות פרטיות ועד לווטרינרים ובתי עסק המנהלים מרפאות וקליניקות שונות – כולם יוכלו ליהנות מהיתרונות המשמעותיים של מערכת זימון תורים. השימוש במערכת יאפשר לכם ליהנות מראש שקט בכל הנוגע לניהול אפקטיבי של זמני התורים במרפאה, יפחית לחץ בשעות קבלת הקהל, ימנע ויכוחים ומריבות בין הממתינים בתור וביניהם לבין עובדי הקליניקה, יחסוך משמעותית בעלויות מזכירה/עובדים לניהול התורים ועוד. אז אם יש לכם מרפאה/קליניקה ואתם מחפשים לשדרג את השירות שלכם, לשפר את שביעות הרצון של הלקוחות שלכם ולייעל את העבודה בעסק אתם חייבים מערכת זימון תורים.
חיבור המערכת למערכות אחרות:
מערכת לזימון תורים תספק ללקוחות שלכם את האפשרות הנוחה להזמין תורים באופן עצמאי, 24 שעות ביממה ולנהל את התורים בצורה מהירה, אפקטיבית ונוחה שחוסך לכם בכוח אדם ובעלויות. עם זאת חשוב לחבר את המערכת לכלים נוספים: מערכת CRM לדוגמה שבאמצעותה תוכלו להפיק ללקוחות שלכם מסמכים שונים לבקשתם ישירות דרך המערכת/האתר/האפליקציה שלכם. כמו כן תוכלו לחבר מערכת הנהלת חשבונות להפיק חשבוניות באופן אוטומטי ללקוחות המשלמים מראש עם קביעת התור.
לפרטים נוספים צרו קשר באתר או בטלפון ונשמח לעמוד לשירותכם.
