# מסמכים וקבצים במעבר CRM: איך שומרים על הקישור לרשומה?

> מה נכלל בגיבוי של זוהו CRM ובייצוא של מאנדיי, אילו קבצים נשארים בחוץ, ואיך מעבירים קבצים למערכת החדשה כך שכל קובץ יגיע לרשומה שלו.

- כתובת העמוד: https://crmers.co.il/crm-documents-migration/
- פורסם: 2026-10-11
- מאת: צוות Crmers
- חלק מהמדריך: [הטמעת CRM: מהאפיון ועד אחרי העלייה לאוויר](https://crmers.co.il/crm-implementation-guide/)

המדריך הזה מיועד לחברות וארגונים שמחליפים מערכת CRM, ושמחוברים לרשומות שלהם חוזים, הצעות מחיר, תמונות ומסמכים אחרים. הוא עונה על שאלות הקבצים במעבר: איפה הם נמצאים היום, איך מוציאים אותם מזוהו CRM וממאנדיי, ואיך מכניסים אותם למערכת החדשה כך שכל קובץ יגיע לרשומה שלו.

על ההחלטות הכלליות של [החלפת מערכת CRM](https://crmers.co.il/switch-crm-system-migration/) כתבנו בנפרד. כאן התשובות מבוססות על מרכזי העזרה של זוהו ושל מאנדיי, על תיעוד המפתחים של מאנדיי ועל תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע). התשובה לשאלה הראשונה, בקצרה: בזוהו קבצים מחוברים לרשומה כקבצים מצורפים, בשדות העלאת קובץ ותמונה ובהערות, ובמאנדיי בעמודת הקבצים של הפריט.

## אילו מסמכים וקבצים מחוברים לרשומות ב-CRM?

הדף של זוהו על ניהול אחסון הקבצים חל על חשבונות שבהם לשונית המסמכים מבוססת על WorkDrive: כל ההרשמות החדשות, וחשבונות קיימים בהדרגה. לפי הדף, אחסון הקבצים כולל תמונות, קבצים מצורפים לרשומות וקבצים שמשויכים לרשומה. בעמוד האחסון הקבצים מוצגים בשתי לשוניות: באחת רשימת הקבצים המצורפים ולשונית המסמכים, ובשנייה התבניות, הקבצים שנוספו בשדה העלאת קובץ, התמונות משדה העלאת תמונה והקבצים שצורפו להערות.

במאנדיי מצרפים קובץ לפריט בעמודת הקבצים, כך מתאר מרכז התמיכה: מהמחשב, מקישור, מגוגל דרייב, מדרופבוקס, מבוקס, מוואן דרייב או משרפוינט, או כמסמך מאנדיי שנוצר בתוך העמודה. קובץ שנוסף מקישור נפתח בלחיצה בלשונית חדשה, והקובץ עצמו נשאר במקום שאליו הקישור מוביל. באפליקציה למחשב אפשר להעלות רק קבצים מהמחשב.

## מה נכלל בגיבוי של זוהו CRM, ואילו קבצים נשארים בחוץ?

רק משתמש בעל פרופיל מנהל יכול לבקש גיבוי נתונים, לפי מרכז העזרה של זוהו. במהדורת אולטימייט כלולים ארבעה גיבויים בלי תשלום, ובשאר המהדורות בתשלום כלולים שני גיבויים. במהדורה החינמית צריך לקנות תוסף גיבוי חד פעמי או לשדרג למהדורה בתשלום.

הגיבוי כולל את הקבצים משדות העלאת קובץ והעלאת תמונה, ואת כל הקבצים המצורפים לרשומות במודולים. הנתונים והקבצים מגיעים בשני קבצים דחוסים נפרדים: הקבצים עצמם בתיקיית הקבצים המצורפים, וקובצי ההפניה אליהם בתיקיית הנתונים. הרשומות מגיעות בקובצי CSV, וכשפותחים אותם באקסל, זוהו מנחה לבחור בקידוד יוניקוד.

מה הגיבוי לא כולל? את תוכן המיילים ואת הקבצים המצורפים אליהם, את לשונית המסמכים ואת הנתונים שהגיעו דרך אינטגרציות. גם מיילים שמגיעים בחיבור IMAP לא נכללים בגיבוי. חוזים שנשמרו בלשונית המסמכים או במיילים צריך להוציא בדרך אחרת.

הגיבוי נמשך מכמה דקות עד כמה שעות, לפי הנפח, וקישור ההורדה פעיל עד 7 ימים מיום יצירת הגיבוי. כל רשומה בקובץ הגיבוי מקבלת מזהה ייחודי אוטומטי, וזוהו ממליצה לא לשנות אותו, כי שינוי יפגע בשחזור. על [גיבוי ושחזור ב-CRM](https://crmers.co.il/crm-backup-and-recovery/) בשגרה, מחוץ למעבר מערכות, יש לנו מדריך נפרד.

## איך מוציאים מסמכים וקבצים ממאנדיי, ומה לא נכלל בייצוא?

במאנדיי, מנהל החשבון יכול להוריד את כל הנתונים של החשבון בקובץ דחוס אחד: כל הלוחות, כולל לוחות פרטיים, וכל הקבצים שהועלו אליהם. תיבת סימון מעל כפתור הייצוא מחריגה את הקבצים, כדי שהייצוא יהיה מהיר יותר. כך מסביר מרכז התמיכה של החברה.

הייצוא לא כולל לוחות בארכיון, מסמכי מאנדיי, דשבורדים (הנתונים שלהם מגיעים מהלוחות, והלוחות כן נכללים) וציר המיילים והפעילויות. מאנדיי ממליצה לייצא את מסמכי מאנדיי ל-PDF לפני ייצוא החשבון. ובדף על עמודת הקבצים מוסבר שמסמך מאנדיי שנוצר בתוך עמודת הקבצים לא מופיע עם שאר המסמכים בסביבת העבודה, אלא רק בלוח שבו נוצר.

בחשבון גדול הייצוא עשוי להימשך עד 24 שעות. אפשר לייצא פעם ב-24 שעות, כל המנהלים בחשבון מקבלים הודעה על כל ייצוא, והקישור שמגיע במייל תקף 24 שעות. דף הייצוא לא מסביר איך הקבצים בקובץ הדחוס משויכים לפריטים שלהם, ולכן בדקו זאת בקובץ שקיבלתם לפני שאתם מתכננים את ההעברה.

## איך שומרים על הקישור בין קובץ לרשומה במעבר לזוהו CRM?

במאמר של צוות התמיכה לשותפים, זוהו מסבירה שאת הקבצים המצורפים אפשר להעביר רק דרך כלי העברת הנתונים, אפשרות הייבוא שבהגדרות. רשומת האב שאליה יוצמד הקובץ חייבת להיות רשומה שהועברה בכלי הזה, אחרת העברת הקבצים לא תעבוד. בדוגמה של זוהו, קודם מעבירים את רשומות הלידים עם מזהה העברה, ורק אחר כך את הקבצים של אותם לידים.

להעברה צריך שתי תיקיות בשם Data ו-Attachments, דחוסות יחד בקובץ אחד. בתיקיית הקבצים נמצאים כל קובצי המקור, בלי תתי תיקיות. בתיקיית הנתונים יש קובץ שמתאר את הקבצים המצורפים, ובו צריכות להיות העמודות האלה: PARENTID, מזהה ההעברה של רשומת האב; ATTACHMENTID, שם הקובץ בתיקיית הקבצים; ו-FILENAME, השם שיוצג לקובץ בזוהו.

זוהו מתארת שתי שגיאות. שגיאת "רשומת אב או מזהה לא נמצאו" מופיעה כשרשומת האב לא הועברה, או כשהמזהים בקובץ הלידים לא זהים לאלה שבקובץ הקבצים. שגיאת "פורמט קובץ לא תקין" מופיעה כשהקובץ עצמו לא נמצא בזמן ההעברה. בגלל השגיאה הראשונה אנחנו ממליצים לקבוע את מזהה ההעברה כבר בייצוא מהמערכת הישנה ולרשום אותו [במילון השדות](https://crmers.co.il/crm-field-dictionary-import/), כך שאותו ערך ייכנס גם לקובץ הרשומות וגם לעמודת PARENTID.

## איך מעבירים מסמכים וקבצים לפריטים במאנדיי?

בייבוא מאקסל ללוח קיים במאנדיי אפשר למפות עמודות של שם, סטטוס, קישור, אימייל, טקסט ארוך, מספרים, טקסט, טלפון, תאריך, רשימה נפתחת, ציר זמן ואנשים. עמודת קבצים לא נמצאת ברשימה של מרכז התמיכה, ועמודות מסוגים אחרים לא מתעדכנות בייבוא. עמודת קישור כן נתמכת, ולכן אפשר לייבא לכל פריט קישור לקובץ שנשאר בארכיון חיצוני.

בייבוא ללוח קיים אפשר להעלות עד 10,000 שורות ו-100 עמודות, בקובץ של עד 10MB. מאנדיי מזהה פריט קיים לפי עמודה שבוחרים: שורה בקובץ שיש בה אותו ערך כמו בפריט נחשבת לאותו פריט. אפשרות העדכון דורסת את הנתונים בפריטים הקיימים בנתונים מהקובץ, ושורות חדשות נוספות כפריטים חדשים.

כדי שהקובץ עצמו יישמר בפריט, מעלים אותו דרך ה-API, כפי שמתואר בתיעוד המפתחים של מאנדיי. כל קובץ שעולה נשמר כנכס עם מזהה ייחודי בחשבון, ותמיד שייך לאובייקט אב, כמו פריט או עדכון. הפעולה שמוסיפה קובץ לעמודת קבצים מקבלת את מזהה הפריט, את מזהה העמודה ואת הקובץ, עד 500MB לקובץ, כמו בהעלאה רגילה לעמודה. רשימת סוגי הקבצים שהתיעוד מונה להעלאה דרך ה-API קצרה מהרשימה של עמודת הקבצים, ותמונות PNG, למשל, לא מופיעות בה, ולכן בדקו את סוגי הקבצים שלכם מולה.

## כמה מקום יש למסמכים וקבצים בזוהו, ומי יוכל לפתוח אותם במאנדיי?

בחשבונות זוהו שבהם אחסון הקבצים עבר ל-WorkDrive, חשבון אחסון חדש שנפתח מתוך ה-CRM מקבל כברירת מחדל 5GB לארגון ועוד 1GB לכל רישיון משתמש, בכל המהדורות. כשהארגון מחובר לתוכנית אחסון בתשלום, חלות המגבלות שלה, ואם גם אפליקציות אחרות של זוהו מחוברות לשירות האחסון, הנפח משותף לכולן. את הנפח התפוס רואים בהגדרות, תחת ניהול נתונים ואז אחסון, בלשונית אחסון הקבצים, ושם מוצג גם הנפח שתפס כל משתמש.

במאנדיי, כל סוגי המשתמשים, כולל אורחים וצופים, יכולים להוריד קבצים מעמודת הקבצים, לפי מרכז התמיכה. בתצוגה משותפת הקבצים לא מוצגים ולא ניתנים להורדה, ומסמך מאנדיי מקבל את ההרשאות של הלוח שלו. בתיעוד המפתחים מוסבר שכתובת הקובץ זמינה רק למשתמשים שיש להם גישה אליו, וכתובת ציבורית תקפה שעה ומאפשרת לראות את הקובץ גם למי שאין לו משתמש במאנדיי. את ההפרדה בין קבצים רגישים לגישה [של פרילנסרים וקבלני משנה](https://crmers.co.il/crm-contractor-permissions/) מתכננים לכן ברמת הלוח, לפני שמעלים את הקבצים.

## האם חייבים להעביר את כל המסמכים והקבצים הישנים?

תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע) מחייבות את בעל מאגר המידע לבחון אחת לשנה אם המידע שהוא שומר במאגר אינו רב מן הנדרש למטרות המאגר. לפי תקנה 4, כשנעשים שינויים מהותיים במערכות המאגר או בתהליכי עיבוד המידע, בעל המאגר בוחן אם צריך לעדכן את נוהל האבטחה. תקנה 2 מחייבת לפרט במסמך הגדרות המאגר גם העברה של המאגר או חלק מהותי ממנו אל מחוץ לגבולות המדינה, ולעדכן את המסמך בכל שינוי משמעותי בנושאים שמפורטים בו.

תקנה 8 קובעת שהרשאת הגישה לכל תפקיד תהיה במידה הנדרשת לביצוע התפקיד בלבד, ושבעל המאגר ינהל רישום מעודכן של התפקידים, ההרשאות שניתנו להם ומי ממלא אותם. את המשמעות של התקנות האלה לקבצים שאתם מעבירים כדאי לבדוק עם היועץ המשפטי, ועל [תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות](https://crmers.co.il/crm-privacy-law-israel/) כתבנו במדריך נפרד.

## עוד מהבלוג

- [לקוח עבר בין סניפים או צוותים: איך שומרים על רצף טיפול ב-CRM](https://crmers.co.il/seamless-customer-handoff-crm/)
- [CRM ללקוחות בחו״ל: איך מגדירים מטבע, אזורי זמן ושפה?](https://crmers.co.il/crm-multilingual-customers/)
- [עומס על צוות שירות: איך מודדים אותו מעבר למספר הקריאות?](https://crmers.co.il/crm-service-team-capacity/)

---

Crmers: אפיון והטמעה של מערכות CRM ומערכות מידע · [072-372-7806](tel:+972723727806) · [office@crmers.co.il](mailto:office@crmers.co.il) · [יצירת קשר](https://crmers.co.il/contact/) · [הנחיות לסוכני AI](https://crmers.co.il/agents.md)