אנשי מכירות בשטח: מה חייב לעבוד במובייל?

איש מכירות של חברת ציוד למטבחים מקצועיים יוצא בשמונה בבוקר לארבע פגישות בין חדרה לחיפה. הפגישה הראשונה נגמרת טוב: מנהל המסעדה מבקש הצעה על תנור ועל שני מקררי הגשה, וגם מבקש לקבל אותה עד הצהריים. איש המכירות מתיישב ברכב, פותח את הטלפון, ומגלה שכדי לפתוח הזדמנות במערכת הוא צריך למלא אחת עשרה שדות, ולשלושה מהם אין לו תשובה בשלב הזה.

מה שקורה בפועל: הוא כותב לעצמו הערה בפתקים של הטלפון, נוסע לפגישה הבאה, ובשבע בערב יושב בבית וממלא את כל היום מהזיכרון. שתי פגישות נכנסות מדויק, אחת נכנסת חלקית, ובאחת הוא שוכח שהובטח ללקוח מפרט של דגם אחר. במשרד רואים למחרת בבוקר ארבע הזדמנויות חדשות, ומניחים שהתמונה מעודכנת.

התשובה לשאלה מה חייב לעבוד במובייל היא צרה יותר ממה שנדמה. במובייל חייב לעבוד רק מה שקורה בזמן שאיש המכירות עומד מול הלקוח או יושב ברכב מיד אחרי הפגישה: לראות עם מי הוא נפגש, לתעד מה קרה, ולהתחייב לצעד הבא. כל השאר, ובמיוחד בנייה של הצעות מורכבות, דוחות והגדרות מערכת, נשאר במסך מלא במשרד.

מה חייב לעבוד במובייל של אנשי מכירות בשטח?

הרשימה קצרה, והיא נגזרת משאלה אחת: מה איש מכירות עושה בשעות שבהן הוא לא ליד שולחן. הוא מגיע לכתובת, צריך לדעת עם מי הוא מדבר ומה היה איתו בפעם הקודמת, ואחרי הפגישה הוא צריך להשאיר במערכת שורה שגם מישהו אחר יבין.

• כרטיס לקוח לקריאה: איש קשר, כתובת, מה פתוח עכשיו ומה הובטח בשיחה האחרונה.
• תיעוד פגישה בשדות סגורים: מה נבדק, מה הסטטוס, מה הצעד הבא ומתי.
• רשימת הפגישות של היום: לפי סדר גיאוגרפי, עם ניווט וחיוג בלחיצה אחת.
• פתיחת ליד או איש קשר חדש: שם, טלפון ומקור הפנייה, בלי שדות חובה נוספים.

מה שמגדיר את הרשימה הזאת הוא לא חשיבות אלא תזמון. צעד הבא שלא נרשם בתוך שתי דקות מהפגישה נרשם בערב מהבית, או לא נרשם בכלל, ומשם מתחיל הפער בין מה שהצוות יודע למה שהמערכת מציגה. ארגונים שבהם רוב העובדים לא יושבים מול מחשב מכירים את הפער הזה היטב, ואצל אנשי מכירות הוא יקר יותר, כי מדובר בעסקאות שעוד פתוחות ולא בדיווח על עבודה שכבר בוצעה.

מה מיותר במובייל ורק מאט את אנשי המכירות?

הטעות ההפוכה נפוצה לא פחות. מנסים לדחוס לאפליקציה את כל המערכת, ומקבלים מסך שאף אחד לא פותח בעמידה. שלושה דברים חוזרים כמעט בכל פרויקט, ומקומם נשאר במשרד.

הראשון הוא דשבורדים ודוחות. מנהל מכירות שבוחן תחזית עושה את זה בבוקר, מול מסך גדול, ולא בין שתי פגישות בחניה. השני הוא בניית הצעת מחיר מורכבת, עם פריטים, כמויות, הנחות ותנאי תשלום. מסך של טלפון הוא המקום הגרוע ביותר לעשות את זה, והתוצאה היא שורות שגויות שמישהו במשרד יתקן אחר כך. השלישי הוא כל מה שנוגע להגדרות: שינוי שלבים, עריכה של שדות, ניהול הרשאות.

יש גם שדות שבמובייל פשוט הופכים לשקר. שדה הסתברות לסגירה שממולא בעמידה, בלחיצה על מה שנמצא במקרה במרכז הרשימה, מזיק יותר משדה שנשאר ריק, כי הוא נכנס אחר כך לתחזית ונראה כמו נתון. לפני שמוסיפים עוד שדה לטופס של השטח כדאי לעבור על שלוש השאלות שמונעות עומס על הצוות, ולהגיד מי קורא את הנתון הזה ומה משתנה בעקבותיו.

הצעת מחיר מהשטח: מה כן צריך לעבוד במובייל?

כאן ההבחנה עדינה ולכן שווה לפרק אותה. בניית הצעה מאפס במובייל היא מיותרת. שליחת הצעה שכבר בנויה, לפי תבנית מאושרת ומחירון קיים, היא בדיוק מה שמחזיק עסקה בחיים. איש מכירות שיוצא מפגישה ויכול לשלוח בלחיצה הצעה סטנדרטית על שלושה פריטים מרוויח את היום שבו הלקוח עוד זוכר על מה דיברו.

הגבול המעשי הוא ההנחה. בחברות רבות יש טווח שאיש המכירות מאושר לאשר בעצמו, ומעליו נדרש אישור של מנהל. במובייל זה אומר שהבקשה נשלחת מהרכב ומקבלת תשובה בתוך דקות, ולא ממתינה עד שהוא יחזור למשרד. מי שלא הגדיר את זה מסודר מגלה שהמחירים נקבעים בשיחות טלפון ובהודעות, ולכן אישור הנחות וחריגים הוא אחד הדברים הראשונים שצריך לסדר לפני שמרחיבים את השימוש בשטח.

נקודה שנייה היא מה קורה להצעה אחרי שנשלחה. הצעה שיצאה מהשטח נוטה להישאר בלי בעלים, כי איש המכירות כבר בפגישה הבאה. מערכת שמנהלת SLA על הצעות מחיר שנשלחו מחזירה את ההצעה לסדר היום מעצמה, בלי שמנהל יצטרך לשאול כל בוקר מה קרה.

דיווח פגישה במובייל: איך גורמים לו לקחת חצי דקה?

הכלל הוא שדיווח שדורש הקלדה ארוכה לא יקרה, גם אם כולם הסכימו בהדרכה שהוא הגיוני. איש מכירות מדווח בעמידה ליד הרכב, לפעמים בשמש שמסתירה את המסך, ולרוב כשהוא כבר מאחר לפגישה הבאה. לכן הטופס צריך להיראות כמו קבלה קצרה ולא כמו סיכום.

ארבעה דברים מורידים את הזמן: רשימות סגורות במקום טקסט חופשי, הערה קולית שמתומללת לתוך הפעילות, צילום של כרטיס ביקור או של מפרט במקום העתקה בידיים, ושמירה מקומית כשאין קליטה. חניון תת קרקעי ואזור תעשייה מוציאים את המכשיר מהאוויר, וטופס שנמחק פעם אחת כי לא הייתה רשת לא ימולא שוב.

שווה לשאול מה בדיוק התפקיד. בחברות שבהן אותו אדם גם מוכר וגם מטפל בלקוח אצלו באתר, הדיווח מהמובייל הוא כבר לא סיכום פגישה אלא מסמך עבודה, ואז הדיון עובר לניהול קריאות, טכנאים ומלאי ברכב. אלה שתי מערכות דרישות שונות, וכדאי להחליט מי מהן מובילה לפני שבונים את המסך.

מתי אנשי מכירות בשטח לא צריכים אפליקציית מובייל?

לא בכל ארגון זה הצורך הדחוף. אם אנשי המכירות נפגשים עם לקוחות פעמיים בשבוע ומנהלים את שאר הזמן מהמשרד, מובייל יפתור בעיה שקיימת בעיקר בשיחות ההנהלה. אם השלבים במערכת לא ברורים ואף אחד לא מסכים מה נחשב הזדמנות, גישה מהטלפון רק תפיץ את חוסר ההסכמה לשעות נוספות ביום.

הבדיקה המעשית פשוטה. קחו שבוע אחד והשוו בין הזמן שבו נגמרה הפגישה לזמן שבו נרשמה הפעילות במערכת. אם הרוב נרשם באותו יום, הבעיה שלכם היא בהגדרת השלבים או באיכות הנתונים, לא בגישה מהטלפון. אם מחצית מהפעילות נרשמת אחרי יומיים או לא נרשמת בכלל, יש כאן פער אמיתי, והוא לא ייסגר בהדרכה נוספת.

ויש מקרה שלישי שאינו נדיר: ארגונים שבהם אנשי המכירות דווקא מדווחים, והמשרד הוא זה שלא עושה כלום עם הדיווח. שם אפליקציה חדשה לא תשנה דבר: המידע כבר נכנס, ואין מי שקורא אותו ופועל לפיו. הטלפון יגלה את זה מהר יותר, אבל הוא לא יתקן את זה.