עד לפני עשור בערך, בכל פעם שהיה צריך להחתים לקוח על חוזה, הסכם או כל מסמך אחר, היינו צריכים לשלוח את המסמך ללקוח דרך המייל, הוא היה צריך להדפיס את המסמך, לחתום, לסרוק אותו חזרה למחשב ולשלוח לנו אותו (או דרך פקס). פעליות זו הייתה מסורבלת מאוד וגוזלת זמן רב ללקוח, גורמת לטרחה רבה וגם תורמת לבזבוז רב של נייר ושטח אחסון הן לחברה והן ללקוח. כיום באמצעות חתימה דיגיטלית הפעולות מתבצעות הרבה יותר מהר, בפשטות ובצורה הרבה יותר מאובטחת מאשר בעבר.
הכירו את החתימה הדיגיטלית והשינוי שעשתה בתעשייה:
כיום בכל תחום משתמשים במסמכים שונים, מחשבוניות דרך טפסי הרשמה/הצטרפות, הזמנות סחורה, מסמכי הלוואה ואינספור סוגים שונים של מסמכים אחרים. הפרוצדורה הנדרשת בהחתמת לקוחות על מסמכים או בחתימה מטעם החברה הופכת להיות הרבה יותר פשוטה בעזרת מערכת החתמה דיגיטלית. מערכת שכזו תוכלו להטמיע בפעילות הארגון שלכם בצורה מקצועית וחכמה שתאפשר לכם לייעל את שטף העבודה, לחסוך זמן ומאמץ, להקל על הלקוחות שלכם ולשמור על המסמכים בצורה חסכונית, מאובטחת ואפילו עם גיבוי בענן. אותה חתימה דיגיטלית היא למעשה האפשרות לחתום ולחתים באמצעות מסמך דיגיטלי, בצורה מאובטחת ומסודרת המאפשרת ללקוח לחתום בתוך הטלפון הנייד, לעבור על המסמך כמובן, ולאחר החתימה לשלוח אותו בלחיצת כפתור בחזרה אל בית העסק.
סוגים של חתימות דיגיטליות:
ישנם כמה סוגים של חתימות דיגיטליות. החתימה הגרפית הינה הבסיסית ביותר. יכולה להתבצע פיזית על נייר ועט או במסמך דיגיטלי במסך טאצ' או באמצעות עכבר מחשב. החתימה לא נחשבת למאובטחת ולא בהכרח מאשרת את זהותו של החותם. חתימה דיגיטלית מאובטחת היא המשמשת היום את רוב בתי העסק בישראל. היא מאפשרת לאשר את זהות החותם, מונעת אפשרות לשינויים כלשהם במסמך שנחתם, ומתאימה לאינספור סוגי מסמכים: מחוזים, הסכמים, פוליסות ביטוח, טפסי הלוואה, טפסי הרשמה ועוד. המערכות המקדמות שירות זה שמות דגש רב על חתימה דיגיטלית מאובטחת עם סעיפים נוספים המאשרים את זהותו של החותם כמו סיסמה, אימות דו שלבי, מילוי פרט זיהוי ייחודי ועוד. לבסוף יש את החתימה הדיגיטלית המאושרת, המתאימה למסמכים רגישים יותר כמו מסמכים רפואיים או משפטיים, מסמכים לשינוע חומרים מסוכנים ועוד.
היתרונות המשמעותיים של חתימה דיגיטלית:
- אימות חתימה – כאשר מדובר על מסמכים פיזיים קשה מאוד לאמת את החתימה על המסמך. נכון שאם אתם יושבים מול האדם שצריך לחתום לכם תוכלו לוודא שאכן מדובר באדם הנכון, אך מה קורה כאשר תצטרכו לשלוח לו בSMS או במייל מסמכים לחתימה שהוא יצטרך להדפיס ולחתום לכם? הרבה יותר מסובך מבחינת אבטחה ואימות החתימה והחותם.
- תהליך מהיר ונוח יותר – גם עבור עובדי הארגון שלכם וגם עבור הלקוחות שלכם יהיה הרבה יותר קל, נוח ומהיר לבצע את התהליך של החתימה על המסמכים. תוכלו להיעזר בכלים שונים לבנות הליכי אוטומציה שאפילו יחסכו לכם זמן ומאמץ ולאפשר ללקוחות שלכם לחתום על המסמכים ביתר קלות ובמהירות דרך מסך הסמארטפון שלהם. יתרה מכך תוכלו להוסיף שדות אימות דו שלבי או פתיחה באמצעות סיסמה כדי לחזק את אמיתות החתימה.
- גיבוי בענן – תוכלו לגבות את המסמך בענן דרך מערכת הCRM של החברה המקושרת למערכת של הנפקת המסמכים לחתימה דיגיטלית. הגיבוי יאפשר לכם להיות בראש שקט שהמסמכים בעלי גישה מהירה אליהם בלחיצת כפתור, ותוכלו לחסוך הדפסות מיותרות של מסמכים, לבזבז נייר ולחסוך בהוצאות הכלכליות על נייר ודיו, וכמובן על שטח האחסון במשרד.
האם חתימה דיגיטלית קבילה משפטית?
אחת השאלות הנפוצות ביותר של בעלי עסקים ואנשים בכלל הוא היכולת להשתמש בחתימה דיגיטלית בנושאים משפטיים. התהליך של חתימה פיזית על מסמך לא נחשבת באמת ליותר בטוחה מחתימה דיגיטלית. לרוב זה אפילו הפוך, כיוון שבאמצעות מסמכים דיגיטליים ניתן כאמור לשפר את רמת האבטחה על המסמך, לקיים תהליך יעיל ומאובטח יותר על פי דרישות החוק. כך למשל ניתן יהיה לאמת את זהות החותם במגוון דרכים שונות כמו אימות דו שלבי, סיסמה, תשובות לשאלות במערכת ועוד.
שילוב אוטומציה עם מערכת חתימה דיגיטלית:
אז הדרך הטובה ביותר להשתמש בחתימה דיגיטלית היא לשלב אותה בתוך תהליכי אוטומציה שונים בעסק. דוגמאות:
- חברת אשראי/בנק – המעוניינים להחתים את לקוחותיהם על מסמכים: הסכמה לבדיקת דירוג אשראי כאשר מבקשים אשראי, חתימה על מסמכים לטובת קבלת הלוואה ועוד. כאשר מדובר במשכנתא לרוב כל הצדדים יעדיפו לחתום פיזית על המסמכים בבנק (גם זה ישתנה בקרוב) אך בכל מקרה אחר ניתן יהיה לשלוח ללקוח מסמכים בSMS למעבר וחתימה מהירה וכפתור שלח. המסמך החתום מתקבל במערכת אצל הפקיד שדואג לבצע את הפעולה עליו חתם הלקוח (לדוגמה הזרמת הלוואה לחשבון). המסמך יועבר אוטומטית לארכיון המסמכים של הלקוח במערכת הCRM של הארגון וכמובן גם יגובה עם שאר המידע בענן.
- טיפול רפואי – נניח לצורך העניין שצריך להעביר תיק רפואי לחו"ל לצורך גם טיפול רפואי בחו"ל שלא נדע. ניתן יהיה ליצור קשר עם קופת החולים בארץ, לחתום דיגיטלית על המסמכים ואישורי ההעברה לצד ג' (הגוף המטפל בחו"ל) והכול בקלות ובמהירות, כאשר הכול מתועד דרך המערכת.
- חברת ביטוח – הלקוח יכול לפנות בוואטסאפ למספר התמיכה של חברת הביטוח. הוואטסאפ מופעל באמצעות מערכת בוט חכם ועץ שיחה שהוגדר מראש על ידי הצוות המקצועי שלנו בCRMERS. הלקוח מתעניין בסוגי ביטוחים שונים ומברר מידע לגבי הביטוח הרלוונטי עבורו. הוא יכול לברר מידע, לבקש לשנות את פרטי הביטוח, להחליף פוליסה, או לחתום על פוליסה חדשה עם הצעת מחיר שונה, כל זאת ללא צורך בהתערבות של מענה אנושי כללי.
