אחד היתרונות החשובים ביותר בעידן הדיגיטלי הוא שימוש באינטרנט ובמחשבים על מנת לפתח כלים שונים שיעזרו לנו כבני אדם. כלים אלו יכולים לעזור לנו לנהל יותר טוב את הזמן שלנו, לבצע משימות ביעילות, לקבל מידע, להנפיק דוחות, לתקשר עם אנשים אחרים ועוד. תוכנה לניהול עסק יכולה לעזור לנו לבצע את כל הדברים הללו והרבה מעבר לכך ולכן חשוב מאוד לכל בית עסק להצטייד בתוכנה שכזו.
מהי תוכנה לניהול עסק ואילו כלים היא כוללת?
כאשר מדברים על תוכנה לניהול עסק, מדברים לרוב על מערכת הנקראת CRM. מערכת מסוג זה הינה מערכת לניהול קשרי לקוחות, אך רבים מתייחסים אליה כמערכת לניהול העסק ולא רק הלקוחות – זאת כיוון שניתן לחבר אליה בדרך כלל כלים שונים ומגוונים לביצוע משימות שונות ולאו דווקא ביצוע משימות הקשורות באופן ישיר ללקוחות או ריכוז מידע הקשור ללקוח בלבד. לא כל מערכת CRM מאפשרת אינטגרציה לכלים שונים ולעתים יהיו בתוך המערכת כלים מובנים שלה (מפותחים יותר או פחות זה כבר תלוי במערכת שתבחרו). במערכת כמו ZOHO למשל תוכלו ליהנות ממגוון רחב של כלים שונים שיאפשרו לכם לחבר ולרכז את כל פעילות העסק שלכם תחת קורת גג אחת: החל מניהול לידים חדשים הפונים אליכם מקמפיינים שאתם מנהלים ברחבי הרשת ועד לניהול והקצאת משימות פנימיות בין העובדים.
היתרונות המשמעותיים בשימוש בתוכנה לניהול עסק ללא קשר לגודל העסק שלכם:
- שיפור וייעול תהליכי עבודה בארגון – ביצוע משימות בפחות זמן, עם פחות משאבים, תוך שימוש במערכת שתספק לכם את כל המידע הנדרש לכם בלחיצת כפתור ובזמן אמת.
- שיפור התקשורת בין העובדים ועם הלקוחות – מערכת מרוכזת שתאפשר לנו לרכז את המידע, להקצות משימות, לטפח עבודת צוות וכמובן גם לשפר את התקשורת בין העובדים ועם הלקוחות, על ידי מתן מענה מהיר יותר, מקצועי יותר ומדויק יותר.
- שיפור השירות ללקוח – אם כבר דיברנו על שיפור התקשורת עם הלקוח הרי שמדובר גם בשיפור השירות ללקוח באופן כללי, על ידי קיצור זמני המתנה לנציג, קבלת מענה אוטומטי לצרכים מסוימים, מעקב מהיר אחר הסטטוס של הלקוחות ועוד.
- איסוף נתונים ויצירת תובנות משמעותיות שיאפשרו לכם לשפר ולייעל את העבודה בעסק/בארגון שלכם. המערכת תאסוף נתונים מהקמפיינים, מהלקוחות ומהעובדים שלכם ותספק לכם נתונים באמצעות דוחות מסודרים שבדרך כלל ניתן יהיה להפיק בלחיצת כפתור ומשם לנתח את הנתונים ולדעת אילו מחלקות/עובדים דורשים שיפור.
- מערכת CRM / תוכנה לניהול עסק – תאפשר לכם להתחבר/לחבר אליה מגוון כלים שונים בדרך כלל, שבאמצעותם תוכלו לשדרג את השימוש במערכת והניהול של העסק שלכם. במערכות CRM סגורות אולי לא תוכלו לעשות זאת ותצטרכו להסתפק בכלים הפנימיים במערכת.
- התאמה אישית – בבחירת המערכת הנכונה להתאים אותה בצורה מדויקת לצרכים שלכם, הן מבחינת עלויות והן מבחינת דשבורדים למנהלים, דוחות, תהליכי אוטומציה, הרשאות, משתמשים, כלים ועוד.
- בניית תהליכי אוטומציה – כדי ליצור תהליכי אוטומציה בעסק תאלצו לעשות שימוש בכלים טכנולוגיים שונים, לרבות תוכנה לניהול עסק. כך תוכלו לבנות עסק חכם יותר, לחסוך בעלויות יקרות, לייצר יותר רווחים ולמקסם את הפעילות של העסק שלכם בצורה הטובה ביותר.
מהם הדגשים החשובים בבחירת מערכת לניהול העסק שלכם?
אנו בCRMERS דואגים להתאים את המערכת הרלוונטית לצרכי הארגון אבל לוקחים בחשבון מגוון רחב של פרמטרים לצורך כך:
- מהות העבודה – ראשית נתחשב באופן העבודה השוטף הצפוי של הארגון, בהתנהלות מול הלקוחות ובכלים הנדרשים לביצוע העבודה השוטפת, לניהול הפרויקטים והמשימות ועוד. מדובר יהיה בחלק חשוב מאוד ואפילו בלתי נפרד מבחירת המערכת המתאימה לכם ביותר, שכן אופי הפעילות שלכם הוא זה שיכתיב את המערכת שתבחרו ואם יש לה את הכלים הנכונים לספק לכם.
- תקופת ניסיון – אחת משיטות השיווק הנפוצות ביותר של מערכות הCRM היא להעניק תקופת ניסיון למשתמש על מנת שיוכל לבחון את המערכת. מבחינתכם מדובר בדרך נהדרת לבחון את המערכת והתאמתה לצרכים שלכם. אנו כמעט תמיד נבחר מערכת המאפשרת ללקוחותינו לבחון את ההתאמה של צרכי הארגון לשימוש במערכת, אלא אם כן אנו בטוחים ב100% מהיכרותנו עם המערכת הייעודית והתאמתה לצרכי הלקוח.
- כמות העובדים – חשוב לבחור במערכת דינמית שתאפשר לכם לבצע התאמות בשימוש במערכת בהתאם לצרכי הארגון שלכם. הארגון עשוי לצמוח או להצטמצם לאורך השנים (מאחלים לכם שתמיד תצמחו!) אך בהתאם לכך יהיה צורך לבצע שינויים והתאמות שיאפשרו לכם לייעל את הוצאות השימוש במערכות וכן את ניהול המשימות וההרשאות בה בהקשר זה.
- תקציב – בעלי עסקים שונים עשויים להיות בעלי תקציבים שונים שעשויים כמובן להשפיע על בחירת המערכת. כיום מערכות כמו ZOHO, מאנדיי ואחרות מנגישות את השימוש במערכת ובכלים השונים בה על מנת שגם עסקים קטנים עם תקציב נמוך יותר יוכלו לעשות בהן שימוש. לעומת זאת, יש בעלי עסקים שהתקציב לא מהווה מכשול והם יעדיפו לבחור במערכת הטובה ביותר גם אם היא יקרה יותר בפועל.
- שירות – מכיוון שמדובר במערכת שתעבדו איתה בכל אספקט של העסק שלכם (לכן נקראת תוכנה לניהול עסק) תצטרכו לבחור במערכת עם שירות לקוחות זמין ואיכותי. לדוגמה: תעדיפו לבחור במערכת שמספקת שירות ותמיכה 24/7 מאשר במערכת שמספקת תמיכה רק בשעות הפעילות במהלך היום. תעדיפו לבחור במערכת שיש לה נציג שיכול לדבר אתם בשפה העברית/אנגלית. לבסוף, תעדיפו לבחור במערכת שתאפשר לכם מגוון אפשרויות ליצירת קשר ולא רק דרך הטלפון למשל (יש לקוחות שיעדיפו להתכתב בצ'אט למשל ומצד שני יש לקוחות שרוצים דווקא לדבר עם נציג אנושי ולא דרך הצ'אט).
רוצים לבחור את המערכת המתאימה ביותר לצרכים שלכם? צרו עמנו קשר באתר או בטלפון ונשמח לעמוד לשירותכם.
