ניהול פרויקטים במאנדיי – מדריך למתחילים

מי שניהל פעם פרויקט דרך קובץ אקסל משותף ושרשור וואטסאפ מכיר את הרגע הזה: משימה נפתחה, מישהו אמר שהוא לוקח אותה, ושבועיים אחר כך היא עדיין פתוחה ואף אחד לא זוכר למה. ניהול פרויקטים במאנדיי בנוי בדיוק בשביל זה. מאנדיי היא אחת המערכות הטובות ביותר לניהול פרויקטים ומשימות, בארץ ובעולם. מנהלי צוותים, עובדים והנהלה בכירה פותחים משימות, עורכים ומוחקים אותן, מקצים אותן לאנשים ורואים את ההתקדמות בדשבורד אחד. יש במאנדיי גם מערכת CRM וכלים נוספים, כך שאת העובדים ואת הלקוחות מנהלים באותו מקום.

אילו תצוגות פרויקטים יש במאנדיי?

אחרי ההרשמה מתחילים לבנות את עמוד הפרויקטים. משם פותחים, עורכים ומוחקים פרויקטים, מקצים אותם למשתמשים, קובעים דד ליין, עוקבים אחרי מה שקורה בכל פרויקט ומורידים דוחות על לקוחות או על צוותים. את העמוד עצמו אפשר להציג בכמה דרכים.

תצוגת גאנט: מי שרגיל לתרשימי גאנט ימצא אותם גם כאן. התצוגה פשוטה, ואפשר ליצור ולערוך אלמנטים ישירות על התרשים.

תצוגת טבלה: כנראה התצוגה הפופולרית והנוחה ביותר, וזו שרוב הצוותים עובדים איתה ביום-יום. כל שורה היא משימה, והעמודות מראות מי מטפל בה, באיזה שלב היא נמצאת, מתי נפתחה ומה הדד ליין שלה. אתם קובעים אם הטבלה תציג משימות פתוחות, משימות בעבודה או משימות שכבר הושלמו. מעל הטבלה יש סינון. מנהל רוצה לדעת מה פתוח אצל עובד מסוים? מסננים לפי השם שלו, וזהו.

תצוגת לוח מחוונים: מנהלי פרויקטים אוהבים אותה במיוחד. זה בעצם ווידג'ט שמוסיפים לכל דשבורד. הוא מראה כמה עבודה יש כרגע על כל עובד ומי צפוי להתפנות למשימות הבאות, כך שקל יותר לחלק עבודה בלי להעמיס שוב על אותם שניים-שלושה אנשים. דרכו גם מנהלים קבצי עבודה מהר יותר. את אותו סוג דשבורד מחברים גם לנתונים של קמפייני פרסום או לניהול מלאי.

איך מגדירים דד ליין לפרויקטים במאנדיי?

משימה בלי תאריך יעד נוטה להימרח. כשמעלים פרויקט או משימה למערכת, מזינים תאריך התחלה ותאריך סיום. את התאריכים אפשר להוסיף כעמודה בעמוד המשימות, ולידם עמודת סטטוס שמראה איפה המשימה עומדת ביחס למועד. את הסטטוס מעדכנים אנשי הצוות שקיבלו את המשימה. למשל: בביצוע. נשלחה לבדיקה. מחכה לעדכון מהלקוח. תקועה, עם הסבר למה. הושלמה. מבט על העמודה הזו בבוקר מספיק כדי לדעת איפה צריך להתערב.

ניהול צוותים ומשתמשים במאנדיי

קודם מוסיפים את אנשי הצוות למערכת, אחרת אין למי להקצות משימות ואין איך לחלק אנשים למחלקות. לוחצים על תמונת הפרופיל שלכם בלוח העבודה ובוחרים "צוותים". שם רואים מי כבר בצוות ומוסיפים חברים חדשים. כל עובד משויך לצוות או למחלקה לפי שם הצוות, ואפשר לתת תמונת פרופיל גם לעובד וגם למחלקה כולה. מהרגע שהצוותים מוגדרים, רואים ביצועים ברמת הצוות כולו, לצד הנתונים של כל עובד.

ההתכתבות קורית בתוך המשימה עצמה. מתייגים עובד בהודעה והוא יודע שמחכים לו. זה מזכיר רשת חברתית קטנה: יש לייקים, תגובות בשרשור, GIF ותמונות, ואפשר להעלות קבצים ישר לשיחה.

אוטומציות במאנדיי לניהול פרויקטים

אוטומציות הן אחת החוזקות הבולטות במערכת מאנדיי. המטרה היא פחות פעולות ידניות שמישהו צריך לזכור לעשות, וזמן עבודה שמתפנה לדברים שבאמת דורשים אדם. מה אפשר לחבר? צ'אט בוט שעונה לפניות. מסמכים חשבונאיים שיוצאים ללקוח אוטומטית אחרי רכישה. דיוור שנשלח למי שנרשם באתר ומניע אותו לקנות. גם בתוך ניהול המשימות והפרויקטים אפשר להגדיר אוטומציות בלי לכתוב שורת קוד, למשל הודעה למנהל הפרויקט ברגע שמשימה עוברת לסטטוס "הושלמה".

ב-Crmers אנחנו מטמיעים את מאנדיי בארגונים ומייעצים בבניית תהליכי אוטומציה, כך שהמערכת תעבוד לפי הדרך שבה הצוות שלכם כבר עובד.