כל עסק, בכל סדר גודל ובכל תחום, בנוי בסופו של יום מניהול משימות ופרויקטים. העבודה בעסק מתחלקת למשימות שונות שהן חלק מפרויקטים גדולים יותר ועל כן חשוב שמנהלי הצוותים, העובדים וכמובן המנהלים הבכירים בארגון יוכלו לפתוח, לערוך, להסיר ולהקצות משימות ופרויקטים לעובדים, להיות בבקרה על המשימות הקיימות ולעקוב אחר ההתקדמות מול דאשבורד נוח ומערכת יעילה. ניהול פרויקטים במאנדיי היא אחת האופציות הטובות ביותר לכל בעל עסק שכן מדובר באחת המערכות הטובות ביותר הקיימות כיום (לא רק בארץ, אלא בעולם בכלל) לניהול פרויקטים ומשימות. למעשה, מאנדיי כוללת גם מערכת CRM ומגוון כלים נוספים המספקים לעסקים מעטפת מלאה לניהול העסק, העובדים והלקוחות.
תצוגת הפרויקטים במאנדיי:
לאחר שתרשמו למערכת תצטרכו להתחיל לבנות את עמוד הפרויקטים שלכם וכיצד הוא מעוצב. תוכלו לפתוח, לערוך ולהסיר פרויקטים, להקצות אותם למשתמשים במערכת, להגדיר דד ליין, לעקוב אחר ההתנהלות בפרויקט, להוריד דוחות שונים הקשורים ללקוחות או לצוותים ועוד. יש מספר דרכים לבנות את עמוד תצוגת הפרויקטים שלכם:
תצוגת גאנט – אם אתם מאותם אנשים שעדיין אוהבים תצוגה בסגנון תרשים גאנט תוכלו ליהנות מתצוגה פשוטה, ברורה ונוחה, תוכלו לערוך וליצור אלמנטים שונים בתצוגה ועוד.
תצוגה באמצעות טבלה – אולי הדרך הפופולרית והנוחה ביותר עבור רבים היא תצוגת המשימות בטבלה מסודרת. הטבלה תציג לכם משימות פתוחות, משימות בעבודה או משימות שהושלמו בהתאם לאופן שבו תגדירו את תצוגת המשימות שלכם בטבלה. התצוגה בטבלה מאפשרת לכם לראות בצורה ברורה ופשוטה את כל המשימות הפתוחות ובאיזה מצב עבודה הן נמצאות, מי מטפל בהן, מתי נוצרה המשימה ומה הדד ליין שלה ועוד. תוכלו להשתמש באפשרויות הסינון שמעל הטבלה על מנת למצוא משימות לפי איש צוות מסוים או לפי פרמטרים אחרים.
תצוגת לוח מחוונים – סוג נוסף של תצוגה שנחשב מאוד נוח למנהלי פרויקטים. מדובר למעשה בווידג'ט נוסף שתוכלו להוסיף לכל דשבורד שלכם, לנהל קבצי עבודה בצורה מהירה יותר, לצפות ברמת העומס שיש על העובדים ומי עשוי להיות פנוי למשימות הקרובות ועוד. כך תוכלו לפזר את העומס בין העובדים בצורה מאוזנת ולעבוד בצורה אפקטיבית יותר. ניתן להשתמש בדשבורד מסוג זה למגוון צרכים שונים ולבעלי מקצוע במגוון תחומים, החל מניהול הפרויקטים עצמו, דרך נתונים של קמפייני פרסום שונים ועד לניהול מלאים.
הצבת דד ליין לפרויקטים:
חלק חשוב ובלתי נפרד מניהול פרויקטים אפקטיבי הוא להקצות לפרויקטים ולמשימות בתוכם דד ליין ברור. בעת העלאת הפרויקט או המשימה במערכת תוכלו לעדכן תאריך התחלה ותאריך סיום של הפרויקט, להוסיף את התאריכים כעמודה נוספת בתצוגת עמוד המשימות ולהוסיף עמודת סטטוס שתציג היכן המשימה עומדת ביחס לדד ליין. הצוותים להם תקצו את המשימות יוכלו לערוך את סטטוס המשימה ולעדכן היכן היא עומדת, לדוגמה: משימה נמצאת בביצוע, משימה נשלחה לX לבדיקה, משימה המחכה לעדכון הלקוח, משימה תקוע מסיבה מסוימת, משימה שהושלמה וכו'.
ניהול הצוותים והמשתמשים במערכת:
ראשית תצטרכו להוסיף את אנשי הצוות למערכת על מנת שתוכלו להקצות להם משימות או לסווג אותם לפי מחלקות/צוותים. בלחיצה על תמונת הפרופיל שלכם תוכלו בלוח העבודה שלכם תוכלו לבחור צוותים. תצפו בחברי הצוות הקיימים ותוכלו גם להוסיף חברים חדשים לצוות. תוכלו לשייך את העובדים לצוותים/מחלקות לפי שם הצוות/המחלקה, לבחור אפילו תמונת פרופיל לאנשי הצוות או למחלקה. לאחר מכן תוכלו לעקוב גם אחרי הביצועים של צוותים שלמים ולא רק על חבר צוות בודד. כמו כן ניהול פרויקטים במאנדיי היא מערכת מתקדמת שתאפשר לכם גם לתייג בקלות חבר בצוות בהודעה לצורך התקשרות יעילה. בדומה למיני רשת חברתית קטנה תוכלו גם לעשות לייק, להשיב בתגובה חוזרת, להוסיף GIF או תמונה רגילה, להעלות קבצים ועוד.
שימוש באוטומציות במערכת מאנדיי:
אחד היתרונות המשמעותיים של מערכת מאנדיי היא הוורסטיליות שהיא מציעה לנו בכל הנוגע לשימוש באוטומציות. תהליך אוטומציה מכוון לכך שתהיה כמה שפחות מעורבות אנושית בתהליך, שתאפשר לחסוך זמן עבודה יקר שלכם או של העובדים שלכם, לחסוך בעלויות ולתעל את זמן העבודה לדברים חשובים יותר לעסק שלכם, כאשר מערכת ממוחשבת מתוכננת בקפידה יכולה לסדר לכם את השירות הנדרש באופן אוטומטי. זה יכול להיות החל מחיבור של צ'אט בוט חכם למערכת, דרך שליחת מסמכים חשבונאיים אוטומטית ללקוחות לאחר רכישה ועד לדיוור אוטומטי שגם ימכור ויניע את הלקוחות לפעולה לאחר שנרשמים באתר שלכם. כמובן שגם בגזרת המשימות והפרויקטים ניתן לתכנן פעולות אוטומציה שונות, ללא צורך בידע בתכנות – לצורך כך אנו בCRMERS קיימים ונוכל לסייע לכם גם בהטמעת המערכת בארגון שלכם וגם בייעוץ בנושא בניית תהליכי אוטומציה שיחסכו לכם זמן וכסף.
לפרטים נוספים צרו עמנו קשר באתר או בטלפון ונשמח לעמוד לשירותכם.
