Monday CRM

הטמעת מאנדיי CRM בארגונים: אפיון, הקמה וליווי

מנהלת מכירות רוצה לדעת כמה לידים נכנסו השבוע ומי כבר חזר אליהם. אם בשביל התשובה צריך שלוש שיחות טלפון וגיליון אקסל, מאנדיי CRM יכולה לעזור.

בהטמעה מחברים למערכת את מה שכבר עובד אצלכם, כמו המייל, היומנים והמרכזייה. משימות שחוזרות כל יום עוברות לאוטומציות. המנהלים מקבלים דשבורד שמראה מה קורה בארגון בלי לשאול אף אחד. ואת הלוחות בונים לפי הדרך שבה הצוותים שלכם כבר עובדים, כך שהמערכת נכנסת לשגרה ומסדרת את הטיפול בלקוחות קיימים ובפניות חדשות.

איך מטמיעים את מאנדיי בארגון: חמשת השלבים שלנו

Crmers היא פרטנר רשמי של מאנדיי, ואנחנו מלווים חברות וארגונים בהטמעה שלה. כל פרויקט עובר את אותם חמישה שלבים, בסדר הזה. העומק של כל שלב תלוי בכמה מחלקות נכנסות למערכת.

אפיון והגדרת צרכים

לפני שבונים לוח אחד, יושבים עם הצוותים וממפים איך העבודה נעשית היום. פגישת הייעוץ הראשונה היא ללא עלות. מדברים בה על האתגרים של הארגון ועל מה שמאנדיי יכולה לפתור מתוכם, מתכננים את ההטמעה בקווים כלליים ונותנים הערכה ראשונית של זמנים ומשאבים.

באפיון עצמו בודקים:

• אילו מחלקות יעבדו במערכת. שיווק, מכירות, תפעול, או כולן. לכל אחת צרכים אחרים.
• איפה דברים נתקעים. משימה שמישהו מקליד ידנית כל בוקר, מידע שלא עובר בין צוותים, לקוח שלא ברור מי מטפל בו.
• מה המטרה. ניהול פרויקטים מסודר יותר? חלוקת משאבים? שירות לקוחות טוב יותר? התשובה קובעת מה בונים קודם.
• באילו כלים אתם כבר משתמשים, כדי לתכנן את החיבורים מראש.

הקמת מאנדיי בארגון

כאן התוכנית הופכת ללוחות (Boards). כל תהליך שמיפינו מקבל לוח במחלקה שלו. לוח פרויקטים, למשל, עם עמודות "בהמתנה", "בביצוע" ו"הושלם". או לוח שעוקב אחרי בקשות ואישורים.

את המערכת לא פותחים לכל הארגון ביום אחד. מתחילים בצוות אחד או במחלקה אחת, רואים מה עובד ומה צריך לתקן, ורק אז מרחיבים. כך כל מחלקה מקבלת לוחות שנבנו לפי העבודה שלה.

אינטגרציות ופיתוחים מורכבים

אנחנו מחברים את מאנדיי לאתר שלכם, ל-Zoom, ל-Jira או ל-Gmail. המידע עובר בין המערכות לבד, בלי העתק-הדבק.

אחר כך מגיעות האוטומציות. משימה סומנה "הושלמה"? המערכת שולחת התראה ב-Slack, מעדכנת דוח ב-Google Sheets או פותחת את משימת ההמשך ומשייכת אותה לאדם הנכון. אף אחד לא צריך לזכור לעשות את זה.

כשהיכולות המובנות לא מספיקות, אנחנו מפתחים דרך ה-API של מאנדיי. דשבורד שמראה את התקדמות הפרויקטים, למשל, או דוח אנליטי שהמנהלים ביקשו ואין לו תבנית מוכנה.

הדרכה וייעוץ תפעולי

מערכת שהעובדים לא יודעים להשתמש בה נשארת ריקה. לכן כל מחלקה מקבלת הדרכה משלה, על הלוחות שהיא תעבוד איתם.

יש גם מדריכים כתובים וסרטונים שהעובדים חוזרים אליהם מתי שצריך. הם שימושיים במיוחד כשמצטרף עובד חדש.

ואחרי ההדרכה? אפשר לפנות אלינו. צוות שרוצה להוסיף תצוגת גאנט, או מנהל שהדשבורד שלו לא מראה את מה שהוא צריך, מקבלים תשובה מאיתנו.

תחזוקה ותמיכה

ההטמעה מסתיימת, אבל העבודה במערכת נמשכת. גם אחרי העלייה לאוויר אנחנו איתכם:

• תמיכה טכנית מהירה, על אוטומציה שהפסיקה לרוץ או על שאלה פשוטה לגבי תצוגת לוח.
• תחזוקה שוטפת. עדכונים, תכונות חדשות, והתאמות כשהארגון משתנה, למשל כשנכנס צוות חדש.
• משוב מהצוותים, שאוספים יחד איתכם. לפעמים חסר דוח, לפעמים צריך לשנות הגדרה של לוח.

שאלות נפוצות על מאנדיי CRM