ניהול עסק יכולה להיות משימה מורכבת, במיוחד כאשר מדובר על עסקים גדולים המעסיקים עובדים רבים, פונים למספר קהלי יעד ופועלים במספר מחלקות שונות. פעילות העסק מורכבת וכרוכה בקידום משימות ופרויקטים, ניהול נכון ויעיל של העובדים בארגון, טיפול בלקוחות, עבודה חשבונאית, ניהול פגישות, ניהול רכש, שיווק ופרסום ועוד. על כן, חשובה תוכנה לניהול משרד שתסייע לכם לנהל את הכול בצורה יעילה ומדויקת.
מהי תוכנה לניהול משרד וכיצד היא יכולה לעזור לכם?
כיום ניתן להתבלבל בין מערכת CRM לבין מערכת ניהול פרויקטים, לבין תוכנה לניהול משרד. אלו יכולות להיות מערכות שונות הכוללות מגוון כלים אך בעלות "התמחות" שונה. בסופו של יום, המטרה העיקרית שלכם כבעלי עסקים הוא לנהל את העסק שלכם בצורה מדויקת ויעילה ככל האפשר. לצורך כך תצטרכו לעשות שימוש במגוון כלים שיהיו במערכת שתעשו בה שימוש כמו כלי לניהול משימות, ניהול יומן פגישות, קליטת לידים ושימוש באוטומציות שונות, שעון נכוחות לניהול יעיל של העובדים וזמני העבודה, כלי הנהלת חשבונות ועוד. אלו הם רק חלק מהיתרונות בשימוש תוכנה לניהול משרד:
- ארגון משופר – אחד הדברים החשובים ביותר בניהול עסק גדול הוא כמובן עבודה מאורגנת ומסודרת. קל מאוד לאבד את עצמנו בתוך צוות גדול שאנו חלק ממנו או צריכים לנהל אותו, במיוחד כאשר יש ריבוי משימות ולקוחות שצריך לטפל בהם בו זמנית. שימוש במערכת CRM או תוכנה לניהול משרד שתתאים לצרכי הארגון שלנו תאפשר לנו לשלוט בעניינים בצורה טובה ויעילה יותר, לנהל טוב יותר משימות, לנהל את העובדים בצורה אפקטיבית יותר ולשפר את הפרודוקטיביות.
- יעילות ופרודוקטיביות – אז אם הזכרנו את הנושא הזה הרי שיש לו משמעות מכרעת בשרידות של עסקים רבים וברווחים והצמיחה בשלב הבא של העסק. עובדים המבצעים את עבודתם בצורה יעילה יותר, יכולים להפיק תועלת רבה יותר לעסק. זה יכול להתבטא במכירות רבות יותר, הכנסה גבוהה יותר, מענה ליותר לקוחות בשירות הטלפוני/בצ'אט, בהפחתת הוצאות, ביצוע משימות רבות יותר ובצורה יעילה יותר ועוד.
- שיפור התקשורת ושיתוף הפעולה בין העובדים – אחד החלומות הגדולים של כל בעל עסק הוא צוות מקצועי, איכותי וכזה המשתף פעולה לטובת קידום הארגון. זה לא סוד שבמקומות עבודה רבים יכול להיות הרבה אגו, במיוחד כאשר עובדים עשויים להילחם על קידום בתקן נמוך יותר או על בונוסים ושדרוג בשכר. עם זאת, הדרך הטובה ביותר לנהל את העסק באופן שוטף ולסייע בצמיחתו, היא הפחתת האגו הפרטי והעבודה הכוללת לטובת קידום העסק בשיתוף פעולה מלא בין העובדים, בינם לבין המנהלים ובין המנהלים עצמם.
אז בואו נבחן את הכלים הפופולריים ביותר במערכות כאלו וכיצד הם יכולים לתרום לנו לעבודה בארגון.
#1 – ניהול הלקוחות בארגון:
לעסק אין זכות קיום ללא הלקוחות שלו. לכן, כאשר אנו מדברים על ניהול יעיל של לקוחות אנו מדברים על שימוש בכלים טכנולוגיים על מנת לרכז את המידע אודות הלקוחות שלכם כדי שיהיה זמין לכם מכל מקום ובכל זמן. זה הדבר הראשון שאתם צריכים לדאוג לו. ידע הוא כוח ולכן חשוב יהיה לאסוף מידע רב ככל האפשר על הלקוחות שלכם: היסטוריית הפניות שלהם, עם איזה נציג הם שוחחו בפעם האחרונה, מה נאמר בשיחה, מה סוכם עם הלקוח, אילו מוצרים הוא רכש, מהם פרטי ההתקשרות עמו ועוד. בעזרת מערכת שכזו תוכלו לקלוט ביעילות את הלידים המגיעים אליכם מכל רחבי הרשת או אפילו באופן ידני מפגישה פרונטלית עם הלקוח, לאפשר למערכת לנתב את הלקוח למחלקה הרלוונטית או אפילו אל נציג ספציפי ולנהל כרטסת לקוח מלאה שניתן יהיה לפתוח אותה לפני, אחרי ובמהלך שיחה עם הלקוח.
#2 – חשבונאות וגבייה:
אחת העבודות החשובות ביותר בעסק בכלל ובכל הקשור לעבודה המשרדית בו בפרט הוא כמובן נושא הגבייה והחשבונאות. החל מגביית תשלומים מלקוחות, דרך הנפקת חשבוניות ועד הפקת תלוי שכר לעובדים. בעזרת תוכנה משרדית שמספקת גם בין היתר כלים להנפקת חשבונאות עם חותמת דיגיטלית תוכלו לחסוך זמן, לנהל את ההזמנות בצורה מסודרת יותר וכמובן גם להתנהל מול רשויות המיסים ומול הלקוחות שלכם בצורה טובה יותר. תוכלו גם לעשות שימוש בהליכי אוטומציה כדי לשלוח חשבוניות ללקוחות באופן אוטומטי לאחר ביצוע רכישה אונליין למשל או לשלוח מסמך חשבונאי ללקוח בSMS או במייל לאחר פניה אל צ'אט בוט חכם שלכם המחובר לתוכנה שאתם עושים בה שימוש.
#3 ניהול פרויקטים ומשימות:
כל יום עבודה, בכל ארגון, מורכב ממשימות קטנות ולעתים גם מפרויקטים גדולים שבהם יש משימות. בעזרת הכלים הנכונים תוכלו לנהל את המשימות הללו בצורה פרודוקטיבית יותר, להפיק את המירב מתוכנת ניהול המשרד שלכם ולבצע את העבודה בצורה אפקטיבית ונכונה יותר מבחינתכם. תוכלו לפתוח, לערוך ולהסיר משימות במערכת, להקצות משימות לעובדים, לעקוב אחר פרויקטים ומשימות בזמן חי ועוד.
#4 – ניהול מחלקת השיווק והפרסום:
שיווק ופרסום הם חלק בלתי נפרד מהפעילות של כל עסק, במיוחד של עסקים הגדולים המעוניינים להישאר בתודעה כל הזמן וזקוקים לזרימה קבועה של לקוחות. על כן חשוב יהיה לעשות שימוש במערכת שתאפשר לכם לקלוט את הלידים באופן מסודר ולנתב אותם אל הנציג או המחלקה הרלוונטיים בארגון שלכם לטובת המשך טיפול. כמו כן אתם רוצים לעקוב אחרי ביצועי הקמפיינים שלכם בנתיבים השונים שבהם אתם משקיעים ברחבי האינטרנט, לבדוק איזה קמפיין נחשב לרווחי יותר, היכן כדאי להשקיע ועוד.
