ניהול שיחות ופגישות עם הלקוחות זהו אחד החלקים המרכזיים ביותר בעבודה של כל חברה או ארגון. לכן, מן הראוי שבמערכת הCRM שבה עושים שימוש תהיה אופציה לתיאום וניהול פגישות. מערכת זו צריכה לכלול מגוון אפשרויות כמו לוח שנה שבו ניתן לנהל פגישות לפי תאריכים ושעות, תזכורות לעובד/מנהל וללקוח אודות הפגישה/השיחה הצפויה וכן אפשרויות נוספות כמו למשל שליחת קישור ללקוח באופן אוטומטי לניהול פגישה חוזרת. ישנן מערכות CRM מומלצות לתיאום וניהול פגישות אך לא כולן כוללות את מגוון האפשרויות הנדרשות. נתחיל מלהבין את החשיבות שלהן בתהליך המכירה ללקוחה.
החשיבות של פגישות בתהליך המכירה מול הלקוח:
בעוד ישנם עסקים המתבססים על שיחות מכירה, עסקים רבים מתבססים על פגישות פרונטליות, או לכל הפחות פגישות זום. פגישות אלו מאפשרות ללקוח לא רק לשוחח עם נציג החברה (כמו במקרה של שיחה טלפונית) אלא גם להתרשם מבית העסק, מהאמינות של האדם המשוחח אתו ומהיחס והשירות של החברה. בין אם תבחרו בפגישות פרונטליות, פגישות זום או שיחות טלפון, צריך שתהיה לכם את האפשרות בתהליך המכירה מול הלקוח – לתאם ולנהל את הפגישות והשיחות עם הלקוחות. לצורך כך תצטרכו לעבוד עם מערכת CRM מומלצת שתספק לכם את הכלים הנדרשים לביצוע עבודה זו. חלק מהמערכות המומלצות שתכף נדבר עליהן בהחלט יהיו בעלות אפשרויות שונות ומגוונות אך חלקן יצריכו ביצוע התאמות ואינטגרציה למערכת נוספת על מנת לספק את המערכת השלמה לה אנו זקוקים.
ההבדל בין תיאום פגישות לניהול יומן לקוחות וזמנים:
כאשר מדברים על תיאום וניהול פגישות לרוב מתייחסים לתהליך המכירה הראשוני מול הלקוח אך מה קורה כשמדובר בלקוח קיים? אז כמובן שהדרישות מהמערכת שנעבוד עמה צריכות להיות כבר שונות. בניהול השוטף של הלקוחות עשויות להתנהל מולו פגישות/שיחות חוזרות, למשל כמו במקרה של קליניקה המצריכה מהלקוח לחזור לטיפולים שוטפים או בדיקות למעקב, או כאשר מדובר על לקוח שהזמין סדרת פגישות אצל איש מקצוע חשוב שתהיה במערכת אפשרות לקביעת פגישות חוזרות, לתזכורת הלקוח אודות הפגישות/התורים המתקרבים ועוד. משהו שאין בכל מערכת CRM שבבסיס שלה רק מאפשר לקבוע את הפגישה הראשונית ובאופן ידני. במערכת כזה תצטרכו לעבוד עם עוד מערכת ולסנכרן את המידע בין המערכות. בין המערכות המומלצות ביותר היא מערכת CALENDLY שתוכלו להוסיף בדרך כלל למערכת הCRM שלכם ולסנן אותן גם עם היומן שלכם במערכת.
בואו נבדוק מה חשוב לבדוק בחיפוש אחר מערכות CRM מומלצות לתיאום וניהול פגישות:
- חשוב לבדוק שתהיה את האפשרות לתזמן פגישות לפי תאריך/זמן, להגדיר את כמות המפגשים, התדירות ואולי אפילו לסגור כמה תאריכים קדימה. כדאי יהיה לבדוק אם המערכת מציעה גם תזכורות לפני פגישה.
- תיאום עצמאי – אופציה נהדרת וחשובה נוספת, במיוחד למי שרוצה לאמץ תהליכי אוטומציה בעסק שלו, היא שליחת הודעה של המערכת ללקוח בתזמון מסוים, כאשר יוכל לתאם את הפגישה באופן עצמאי ללא צורך בשיחה עם נציג (למשל באמצעות מערכת קלנדלי שהזכרנו קודם).
- התממשקות ליומן – ובסופו של יום חשוב שכל הפגישות יתממשקו ליומן מסודר עמו אתם עובדים. אם זה גוגל קלנדר או כל יומן אלקטרוני אחר, שיאפשר לכם לרכז את הפגישות שלכם במקום אחד.
מערכות CRM מומלצות לתיאום וניהול פגישות – איזו מהן המומלצת ביותר?
פיירברי – FIREBERRY
נתחיל מאחת המערכות המומלצות ביותר עבור הקהל הישראלי והיא FIREBERRY. מערכת נהדרת זו נחשבת למערכת המובילה בישראל לניהול יומן ותיאום פגישות. המערכת נחשבת לפשוטה ונוחה מאוד לשימוש, ממשק משתמש נוח ונעים לעין וחיבור API למגוון רחב של מערכות. בעזרת האינטגרציות הנכונות ניתן להפיק את המירב מהמערכת הזו, במיוחד בכל הקשור לתיאום פגישות. חשוב להבהיר שאין למערכת כרגע את האפשרות לנהל אירועים חוזרים עדיין אך אנו מאמינים כי בעתיד הלא רחוק גם זו תהיה אפשרות, ובינתיים תוכלו להזמין פיתוח של אופציה שכזו דרכנו בCRMERS.
סיילספורס – SALESFORCE
אחת ממערכות ה-CRM המוכרות ביותר בעולם כיום היא מערכת SALESFORCE. המערכת האמריקאית הנהדרת הזו מספקת מגוון רחב של אפשרויות וסביר להניח שתענה על כל הצרכים שלכם עם מגוון כלים פרודוקטיביים. החיסרון אולי של המערכת היא העלות היקרה שלה ולכן היא מתאימה בעיקר לארגונים גדולים, כאשר מבחינה טכנולוגית היא כוללת את כל מה שתצטרכו.
מערכת ZOHO
מערכת CRM מוכרת נוספת היא כמובן מערכת ZOHO. מערכת זו בבעלות חברה הודית נחשבת לאחת המערכות הפופולריות בעולם לניהול לקוחות והיא הרבה מעבר למערכת ניהול לקוחות פשוטה. יש לה מגוון רחב של כלים שישדרגו את השימוש שלכם במערכת ויאפשרו לכם ליהנות ממגוון רחב של אפשרויות כמו ניהול משימות, ניהול לקוחות וכמובן גם מניהול ותיאום פגישות עם הלקוחות שלכם, פעולה המתבצעת באמצעות ZOHO BOOKING. המערכת נחשבת למומלצת במיוחד על אף שאיננה מותאמת בהכרח לשפה העברית ולכן תידרשו בידע באנגלית על מנת לתפעל את המערכת באופן שוטף.
מערכת האבספוט – HUBSPOT
מערכת זו הינה מערכת טובה מאוד לניהול פגישות ובעלת נוחות שימוש ברמה הגבוהה ביותר. ניתן לתאם פגישות ישירות ליומן שלכם ולזמן מספר משתמשים לאותה פגישה. כמו כן תוכלו לנהל פגישות חוזרות דרך המערכת. החיסרון שיכול להיות למערכת הוא אולי המחירון של החברה המורכב ממספר מודולים. בנוסף, לרוב משתמשים במערכת זו כאשר מכוונים לקהל הבינלאומי.
ניתן גם לבנות מערכת בהתאמה אישית:
לבסוף, נציין שניתן גם להזמין מאיתנו בCRMERS שירות לבניית מערכות CRM בהתאמה אישית הכוללות את כל הפיצ'רים שאתם צריכים, הן בניהול העסק והעובדים והן בתיאום וניהול הפגישות, חיבור ליומן שלכם, יצירת תזכורות אוטומטיות ללקוחות ועוד. לפרטים נוספים צרו קשר באתר או בטלפון ונשמח לעמוד לשירותכם.
