בעידן הדיגיטלי שאנו חיים בו כל בעל עסק עושה שימוש כזה או אחר בטכנולוגיה. מכונות שונות עוזרות לנו לייצר מוצרים ולייעל תהליכי עבודה, אתר האינטרנט של החברה והעמודים העסקיים ברשתות החברתיות חושפות את הקהל לפעילות ושירותי העסק ועוזרים לבנות את המותג, ואילו מערכות וכלים טכנולוגיים שונים תורמים להתנהלות בתוך החברה, בין העובדים ומול לקוחות החברה. באמצעות תוכנת CRM או מערכת לניהול פרויקטים למשל תוכלו לנהל את הלקוחות ביעילות, לנהל משימות שונות ולשפר תהליכי עבודה בארגון. איזו מערכת תתאים לכם יותר?
אפיון ראשוני לצרכי הארגון יאפשר לנו לדעת עם איזו מערכת אנו צריכים לעבוד:
בואו נבדיל תחילה בין 2 סוגי המערכות: מערכת CRM הינה מערכת לניהול לקוחות. היא בנויה לצורך זה והכלים השונים במערכת, כמו גם האופציות השונות בה, נועדו כדי לחבר בין העסק ללקוחותיו בצורה הטובה ביותר וכל הכלים ואופי השימוש במערכת CRM תהיה לצורך זה. תוכנה לניהול משימות תשמש רק לצורך זה ולניהול משימות כלליות ושונות בחברה, לאו דווקא משימות הקשורות ללקוחות באופן ישיר. לדוגמה: לשלוח מייל לתפוצה, להנפיק דו"ח X למנהל המחלקה, להרים קמפיין Y וכו'. לעתים תוכלו לחבר כלי ניהול משימות למערכת CRM או תוכלו ליהנות מכלי מובנה שכזה אך לא בכל מערכת CRM אלא רק במערכות מתקדמות כמו ZOHO למשל, שפיתחה כלי נהדר לניהול פרויקטים הנקרא Zoho Projects באמצעותו תוכלו ליצור, להקצות ולעקוב אחר משימות, להקצות משאבים למשימות ספציפיות, ליצור עבודת צוות על משימות מסוימת, לעקוב אחר קווי הזמן של המשימה ועוד. כדי לבחור מה עדיף לנו: תוכנת CRM או מערכת לניהול פרויקטים כדי יהיה להכיר יותר לעומק את הצרכים של העסק שלנו ואת סוגי הכלים השונים וכיצד הם יכולים לתרום לנו.
מהי מערכת CRM?
מערכת CRM היא מערכת לניהול לקוחות והיא נועדה כדי לסייע בשיפור האינטראקציה והיחסים עם הלקוחות הקיימים והלקוחות העתידיים של החברה. באמצעות שיפור תהליכי העבודה בארגון ויצירת מסד נתונים אחיד, מסודר ועם גישה מהירה שניתן יהיה לפתוח מכל מקום ובכל מכשיר עם גישה לאינטרנט. אלו המאפיינים העיקריים של מערכת CRM:
- ניהול לידים – פניות חדשות הנכנסות למערכת מקמפיין הפרסום של העסק. ביצוע מעקב אחר הפניות, אחר ההתקדמות עם הלידים והשלבים בהם הם נמצאים.
- ניהול אנשי הקשר – אחסון המידע של הלקוחות בארגון שלכם. החל מפרטים אישיים, דרך מוצרים/שירותים שרכשו, פרטי תשלום (לעובדים מורשים בלבד) ועוד. באזור זה יתועדו גם היסטוריית השיחות וההתקשרויות עם הלקוחות.
- בניית תהליכי אוטומציה בארגון – מערכת CRM מאפשרת לנו לחבר מגוון כלים במקום אחד ולכן תורמת לשיפור וייעול תהליכי עבודה בארגון, חיסכון בזמן ובעלויות, הגדלת הרווחים בחברה ועוד.
- ניתוח מידע והפקת דוחות – זהו מאפיין חשוב של מערכת CRM שכן מערכת זו מאפשרת לנו להנפיק דוחות של המידע המאורגן במערכת, והעובדה שאנו בונים את מעטפת העבודה והפעילות בארגון באותה מערכת, שתאסוף מידע ותאפשר לנו להנפיק דוחות ולנתח אותם בקלות, בצורה יפה, מדויקת ומסודרת.
מהם היתרונות של מערכת CRM?
- שירות לקוחות טוב יותר – היתרון המשמעותי ביותר הוא כמובן מתן שירות לקוחות טוב ואיכותי יותר. שירות זמין יותר, לעתים כזה הכולל גם מענה אוטומטי על ידי צ'אט בוט חכם, ניתוח דוחות מהיר שמאפשר להשתפר, צמצום זמני המתנה ועוד.
- מעורבות – יתרון נוסף של מערכת CRM הוא כמובן שיפור המעורבות של הלקוחות בארגון שלכם ובכל מחלקותיו: ממחלקת השיווק, דרך מחלקת המכירות ועד למחלקת שירות הלקוחות. כשיש מערכת מסודרת ומקצועית יש למי ואיך לפנות כדי לשפר את המעורבות.
- העלאת מכירות והכנסות – הפחתת הצורך במשימות המבזבזות זמן, שיפור תהליכי אוטומציה בארגון, ייעול תהליכי העבודה וייעול זמן העבודה של העובדים שלכם – כל זה יאפשר לכם להשיג יותר מכירות ולהגדיל הכנסות בהתאם.
- שמירת נתונים – יתרון משמעותי נוסף של מערכות CRM כמו זוהו, מאנדיי ואחרות, הוא כמובן העובדה שהמערכות הללו שומרות נתונים במערכת ולכן מאפשרות לנתח נתונים לצורך שיפור ביצועים בקמפיינים ובכלל.
- התאמה אישית – לרוב ניתן יהיה להתאים את מערכת הCRM והכלים שנשתמש בהם בהתאם לצרכי העסק מה שאי אפשר לעשות במערכת לניהול פרויקטים המגיעה כפי שהיא לשימוש – אם זה מתאים – נהדר, אם לא אז לא.
מהי מערכת לניהול פרויקטים?
מערכת לניהול פרויקטים תאפשר לכם ולצוות העובדים והמנהלים שלכם לארגן ולבצע פרויקטים בעסק בצורה יעילה יותר. בין היתר תאפשר לכם המערכת ליצור, לנהל ולעקוב אחר משימות שונות, להקצות משאבים לטיפול במשימות, להקצות משימות לאנשי צוות ספציפיים, לייצר שיתופי פעולה ולעודד עבודת צוות ועוד.
מהם היתרונות של מערכת לניהול פרויקטים?
למערכות מסוג זה יש מגוון יתרונות משמעותיים עבור בית העסק, החל מביצוע פרויקטים בצורה יעילה יותר, שיפור הפרודוקטיביות בארגון ועד יצירת שת"פ, גיבוש ועבודת צוות. באמצעות יצירת פלטפורמה מרכזית לניהול המשימות והקצאת המשאבים תוכלו לעבוד גם בצורה יעילה יותר, לחסוך בזמן עבודה יקר ולבצע יותר בפחות. כמו כן תוכלו לנהל את המשימות מכל מקום ובכל זמן באמצעות חיבור פשוט לאינטרנט.
אז מה עדיף? תוכנת CRM או מערכת לניהול פרויקטים?
אם כן מה עדיף? תוכנת CRM או מערכת לניהול פרויקטים? ובכן התשובה לכך עשויה להיות חלוקה אך היא תהיה בהתאם לצרכי הארגון. אם מהות העבודה היומיומית בעסק שלכם היא ביצוע של משימות שונות, זו המערכת שתתאים לכם. במידה והעסק שלכם כולל רבדים נוספים של עבודה ולקוחות, כדאי יהיה להשתמש בשירותי CRM וליצור קשר עם חברתנו Crmers על מנת לאפיין ולהטמיע את המערכת בצורה הטובה ביותר בארגון שלכם.
