בר מרין סרביס

רקע

חברת בר מרין סרביס בע"מ, שהוקמה בשנת 2003, מתמחה במתן פתרונות ייחודיים בתחום הבנייה הימית והיבשתית. החברה מספקת שירותים ללקוחות בארץ ובחו"ל תוך שימת דגש על חדשנות, בטיחות, ושיתוף פעולה. כחלק ממאמצי ההתייעלות הארגונית, החברה זיהתה את הצורך להחליף את שיטת העבודה המבוססת על דפים ואקסלים במערכת CRM מתקדמת שתאפשר אוטומציה, שקיפות, וניהול יעיל של כלל תהליכי העבודה.

האתגר

תהליכי עבודה ידניים ומפוזרים

  • ניהול הציוד והמשימות התבצע באמצעות דפים, אקסלים ומיילים, מה שגרם לעומס עבודה, טעויות חוזרות ונשנות, והיעדר תיעוד מסודר.
  • חוסר יכולת לעקוב בצורה מסודרת אחר התקדמות פרויקטים, זמינות ציוד, וסטטוס משימות.

חוסר שקיפות ונגישות למידע

  • מנהלים ועובדים בשטח לא יכלו לגשת בזמן אמת למידע קריטי, כגון תאריכי תחזוקה של ציוד או סטטוס של כלי עבודה.
  • לא הייתה אפשרות לנהל דוחות יומיים או לראות את כלל הפעולות שבוצעו ביום עבודה אחד.

ניהול לקוי של תחזוקת רכבים וכלים

  • חוסר במערכת שתתריע על מועדי חידוש ביטוחים או תאריכי תחזוקה קרבים. תחזוקה וטיפולים נוהלו ברשימות פרטיות ולא הוזנו לתוך מערכת מרכזית.
הפתרון

מעבר מסודר למערכת CRM

  • הטמעת מערכת CRM מותאמת אישית לניהול כולל של פרויקטים, ציוד, ותהליכי תחזוקה.
  • מעבר משימוש בדפים ואקסלים לניהול מרכזי במערכת אחת, המאפשרת גישה למידע מכל מקום ובזמן אמת.

אוטומציה והתראות חכמות

  • יצירת מנגנון התראות אוטומטי לתאריכי חידוש ביטוחים, תאריכי תחזוקה קרבים, וזמני טיפול לכלים ולרכבים.
  • חיבור המידע למערכת דוחות יומיים דיגיטליים, המספקת מבט כולל על הפעולות שבוצעו בכל יום.

שדרוג תהליכי העבודה היומיומיים

  • ניהול אוטומטי של משימות ופרויקטים, כולל שיוך ציוד ומשאבים לפרויקטים.
  • בניית טפסי דיווח יומיים דיגיטליים המאפשרים תיעוד מדויק של שעות עבודה, סטטוס משימות, ובעיות שהתעוררו במהלך היום.

ניהול מלאי ותחזוקה מרכזי

  • מערכת לניהול ציוד עם מעקב אחרי סטטוס המלאי, זמינות הציוד לפרויקטים, ותיעוד תחזוקה קודמת ועתידית.
  • שיפור השקיפות והמעקב אחרי מצבו של כל פריט ציוד.
התוצאה

ייעול תהליכי העבודה

  • צמצום העבודה הידנית ב-60% באמצעות אוטומציה של תהליכי עבודה יומיומיים.
  • שיפור משמעותי ביכולת לעקוב אחר משימות, פרויקטים, וזמינות ציוד בזמן אמת.
  • התראות אוטומטיות אפשרו לנהל את תחזוקת הציוד והרכבים בצורה מדויקת ולמנוע תקלות.
  • שיפור בשמירה על לוחות זמנים וניצול הציוד באופן מיטבי.

 

שיפור התקשורת הארגונית

מעבר למערכת מרכזית שיפר את התקשורת בין מנהלים לעובדים בשטח, תוך גישה למידע מעודכן מכל מקום.

ניהול דוחות יומיים יעיל

תיעוד דיגיטלי ומרוכז של דוחות סוף יום סייע למנהלים לקבל החלטות מבוססות נתונים בזמן אמת.

סיכום

מעבר החברה מניהול ידני באמצעות דפים ואקסלים למערכת CRM מתקדמת חולל שינוי משמעותי בתהליכי העבודה. שיפור השקיפות, האוטומציה והניהול המרכזי איפשרו לחברת בר מרין סרביס בע"מ לייעל את הפעילות התפעולית, לשפר את המעקב והדיווח, ולספק שירותים ברמה גבוהה יותר ללקוחותיה. המערכת החדשה מהווה תשתית איתנה להמשך צמיחה והתייעלות