חברת "קובי אורון פרויקטים" ניהלה את פעילותה באמצעות מערכת ZOHO CRM שהוקמה בעבר, אך היא לא התאימה לצרכים הארגוניים ולא תוחזקה כראוי. כתוצאה מכך, המערכת לא שירתה את הארגון בצורה אפקטיבית, מה שהוביל לצורך דחוף בשדרוג ואפיון מחדש.
הלקוח נדרש למערכת שתאפשר ניהול חכם ויעיל יותר של הפרויקטים, הדירות, בעלי הדירות ואנשי הקשר, תוך יצירת תהליכי עבודה מסודרים ויכולת מעקב אחר סטטוס הפרויקטים והאישורים הדרושים. בנוסף, היה צורך בשיפור ניהול הפרוטוקולים והפגישות מול הלקוחות, וכן בהגדרת היררכיה ארגונית שתסייע למפקחים לנהל את הפרויקטים שלהם בצורה מיטבית.
חברת CRMERS ביצעה אפיון מחדש ובנייה מותאמת אישית של מערכת ZOHO CRM, תוך יישום מספר שדרוגים משמעותיים:
1. שדרוג תהליכי ניהול הפרויקטים: הוקמו ממשקים משופרים לניהול הדירות, בעלי הדירות ואנשי הקשר, תוך יצירת קשרים ברורים בין כל הישויות במערכת.
2. מעקב ודיווח על אישורים: פיתחנו מערכת מעקב המאפשרת לראות אילו אישורים חסרים בפרויקט ואילו אושרו, כולל התראות למנהלי הפרויקטים.
3. שיפור ניהול הפגישות והפרוטוקולים: יצרנו מנגנון המאפשר תכנון פגישות מסודר, יצירת פרוטוקולים מובנים ושיוכם לפרויקטים הרלוונטיים.
4. בניית היררכיה ארגונית מתקדמת: כל מפקח במערכת רואה רק את הפרויקטים שלו, בעוד מפקחים בכירים יכולים לצפות גם בפרויקטים של המפקחים שתחתיה.
מערכת ה-CRM החדשה הפכה לכלי עבודה מרכזי ויעיל עבור "קובי אורון פרויקטים", המשמש לניהול ומעקב מדויק אחר תהליכי העבודה בארגון. השיפור בתהליכים ובארגון המידע סייע בהגדלת השקיפות התפעולית, שיפור תהליכי העבודה, וחיזוק יכולות הניהול של צוות החברה.
חברת CRMERS ממשיכה ללוות את הלקוח ולספק תמיכה שוטפת כדי להבטיח שהמערכת תישאר עדכנית ויעילה לאורך זמן.