תוכנה לניהול עסק היא הלב הפועם של העסק שלכם. היא תשמש אתכם ואת העובדים שלכם בכל שלב במהלך היום ובכל חלק בניהול העסק ובהתנהלות מול הלקוחות שלכם. ישנן אינספור מערכות שכאלה, חלקן ישראליות וחלקן בינלאומיות, חלקן עם תרגום לעברית ובחלקן תוכלו להשתמש בשפה האנגלית. התאמת המערכת הנכונה לצרכי הארגון שלכם היא קריטית והיא עשויה להיות ההבדל בין הצלחה וכישלון בעסק, באופן שבו תתנהלו מול הלקוחות שלכם והיחסים שתבנו עמם ועד לניהול משימות יומיומיות. מדריך זה יסייע לכם בהרחבת הידע בנושא תוכנה לניהול עסק בענן, מדוע היא חשובה לעסק שלכם ואיך לבחור נכון.
אז מהי תוכנה לניהול עסק בענן ואיך היא עובדת?
תוכנה לניהול עסק לרוב נקראת גם מערכת CRM או תוכנת CRM כיוון שמרבית המערכות לניהול קשרי לקוחות כיום מאוד מפותחות וכוללות מגוון רחב של כלים, במיוחד מערכות מאנדיי ו-ZOHO הפופולריות. בעזרת כלים אלו ניתן לבצע פעולות שונות שהן הרבה מעבר לניהול השוטף של הלקוחות אלא גם ניהול משימות שונות בארגון, ניהול העובדים, הקצאת משימות והרשאות, ניהול מאגר מידע, בניית דאשבורדים למנהלים, בניית מערכות אוטומציה בארגון ועוד. אותה מערכת מחוברת לתשתיות המחשוב והטלפוניה שבחברה ובמידה ומדובר במערכת הפועלת בענן היא גם מאפשרת עבודה מכל מקום ובכל זמן, כל עוד יש לכם מכשיר חכם וחיבור לאינטרנט. בחירת המערכת הנכונה המתאימה לעסק שלכם הינה קריטית ולכן חשוב יהיה לבדוק מספר פרמטרים לפני בחירת המערכת.
מה חשוב לבדוק לפני בחירת תוכנה לניהול עסק בענן?
- גישה והרשאות – אתם רוצים לבדוק אם יש לכם גישה אל המערכת רק מהמשרד שלכם או שתוכלו להתחבר אליה גם ממכשירים אחרים שיוצאים אתכם מהמשרד, כשאתם בחו"ל ובכל מקום למעשה. כמו כן, בהתאם למבנה החברה שלכם, ייתכן ותרצו לבדוק את כמות ההרשאות האפשרית לעובדים שלכם, את סוגי ההרשאות האפשריות והאם ניתן לערוך את ההרשאות בצורה עצמאית מבלי להסתבך.
- כלים – כמובן שתרצו לבחון את הכלים השונים שכוללת אותה תוכנה לניהול עסק בענן. אתם רוצים לבדוק שיש בה את הכלים הנדרשים לכם לתפעול העסק ביום יום שלכם והאם הכלים תואמים את הצרכים שלכם גם ברמת המפרט של הכלים. לדוגמה: ייתכן ותצטרכו כלי מסוים שימדוד מידע מתוך הקמפיינים שלכם והלידים הנכנסים למערכת אך הכלי הזה לא יהיה מפותח מספיק להעניק לכם את המידע שאתם צריכים. כלי אחר לעומת זאת עשוי לספק לכם יותר מדי אך להיות פעיל יעיל בניהול המשימות בארגון.
- חבילות, מחירים ודינמיות – בעלי עסקים העושים שימוש בתוכנות לניהול עסק מבינים לא רק את החשיבות של התוכנה, אלא גם את העובדה שיהיה לא פשוט בהמשך לעבור לעבוד עם תוכנה אחרת. אפשרי בהחלט, אך תידרש הטמעה מקצועית שתעלה לו כסף רב, זאת ועוד שלא תמיד יהיה אפשר להעביר את הגיבויים וחלק מהמידע אל המערכת החדשה כיוון שזו בנויה אחרת. לכן חשוב יהיה לבדוק מראש שהמערכת שאתם עובדים עמה מתאימה גם לשאיפות הצמיחה שלכם. אם הכנסה של עסק קטן מספיקה לכם ואין לכם שאיפות להתקדם, לא תהיה לכם בעיה לעבוד עם מערכת המספקת לכם חבילה בסיסית המתאימה לצרכים שלכם וזהו. במידה ותרצו גם להתקדם ולצמוח יהיו לכם יותר לקוחות, יותר עובדים, יותר מחלקות, יותר מוצרים/שירותים ולכן גם אופן העבודה, המטרות, החזון ודברים נוספים עשויים להשתנות בעקבות כך.
- שירות לקוחות – מכיוון שמדובר בתוכנה שתהיה לב הפעילות של העסק שלכם ותשפיע במידה ניכרת על אופי הפעילות בחברה, סדר העבודה, ניהול העובדים וכמובן גם ניהול הלקוחות שלכם הרי שחשוב שיהיה לכם עם מי לדבר במקרה הצורך. בדקו את מידת הזמינות של החברה בעלת המערכת שאתם רוצים להשתמש בה. האם יש צוות תמיכה מקצועי שיעמוד לשירותכם במקרה של תקלה טכנית או כאשר תרצו לבצע משהו במערכת ולא תדעו איך? האם שירות הלקוחות ניתן רק באמצעות צ'אט אונליין? האם יש מענה אנושי או אוטומטי? האם החברה זמינה גם בטלפון? האם צריך להמתין זמן רב לנציג?
- אבטחה וגיבוי – מכיוון שמדובר בתוכנה העובדת בטכנולוגיית ענן בדרך כלל יהיו גיבויים אוטומטיים. כדאי לבדוק האם הם קיימים, כל כמה זמן ואיך תוכלו לקבל גישה אליהם במידת הצורך. כמו כן שוחחו עם נציגי החברה אודות אבטחת המידע שתשמור על פרטיות המידע שלכם ושל לקוחותיכם.
- פוטנציאל עבודה ואוטומציות – שימוש בתהליכי אוטומציה בארגון שלכם יהיו קריטיים להצלחתו, לחיסכון בזמן ולמיקסום רווחים. תוכלו להיעזר באוטומציות גם כדי לספק שירות טוב יותר ללקוחות שלכם. האם המערכת שלכם מאפשר לכם לייצר תהליכי אוטומציה אפקטיביים ולשדרג את העבודה הקיימת בארגון שלכם?
תוכנה לניהול עסק בענן או מקומית על המחשב?
לשימוש במערכות לניהול עסק בענן יש יתרון משמעותי על תוכנות מחשב רגילות. ראשית, הן מפותחות יותר בדרך כלל וגם עושות שימוש בטכנולוגיות הדיגיטל כדי לשדרג את הכלים והעבודה עם המערכת. בנוסף, ניתן יהיה ליהנות מגיבוי אוטומטי בענן ולשפר את אבטחת המידע שלכם. והיתרון הגדול ביותר הוא כמובן שתוכלו לעבוד עם המערכת מכל מקום ובכל זמן, עם מכשיר נייד, מחשב או טאבלט וחיבור לאינטרנט.
כיצד CRMERS תוכל לעזור לכם בבחירת המערכת המתאימה לכם ביותר?
חברת CRMERS מתמחה בייעוץ, הדרכה והטמעה של מערכות CRM ומערכות לניהול עסק לארגונים ועסקים בכל סדר גודל. נשמח לסייע לכם בבחירת המערכת המתאימה ביותר לצרכים שלכם, תוך יצירת מאפיינים חיוניים לשיפור תהליכים בארגון, שיפור השירות ללקוחות שלכם וכמובן שיפור המכירות והמבנה בעסק שלכם. נשמח לעמוד לשירותכם בכל צורך וללוות אתכם לאורך הדרך. לפרטים נוספים צרו קשר באתר או בטלפון ונשמח לשוחח ללא התחייבות.
