עסק שאינו מתנהל בצורה יעילה ומקצועית סופו להיכשל בסופו של דבר. עסקים מצליחים ומשגשגים מבוססים על צורת התנהלות נכונה ויעילה, המאפשרת ביצוע מלא של משימות ופרויקטים, ניהול מקצועי של הלקוחות בארגון ועד להתנהלות השוטפת בין עובדי הארגון. זה תקף לעסקים גדולים וזה תקף כמובן גם לעסקים קטנים. מערכת CRM לעסקים קטנים יכולה לסייע רבות להענקת הפתרון הראוי לשיפור היעילות העסקי בכל הפרמטרים השונים בארגון. בכתבה זו נסקור את החשיבות של מערכת CRM לעסקים קטנים, מה כוללת מערכת שכזו וכיצד לבחור מערכת שתתאים לעסק שלכם.
הפכו את העסק שלכם למערכת משומנת
ניהול נכון של העסק עובר דרך שימוש בכלים טכנולוגיים שונים על מנת לשפר ולייעל תהליכים שונים בארגון. מניהול הלקוחות שלכם, דרך ביצוע משימות ועד להפקת דוחות חשובים וניתוח נתונים במחלקות ובפעילויות השונות בעסק. כדי להפוך את העסק שלכם למכונה משומנת שעובדת בצורה הטובה ביותר תצטרכו מערכות CRM איכותית שתתאים לצרכים שלכם. כאשר מדובר בעסקים קטנים למשל, גם העלויות החודשיות של מערכת שכזו נלקחות בחשבון וגם החשיבות בבחירת מערכת דינמית שתאפשר להתאים את היקף השימוש בה לצרכי הארגון, להימנע מעלויות מיותרות ולאפשר לעסק לצמוח ביחד עם המערכת.
אז נתחיל מהבסיס – מדוע גם עסקים קטנים צריכים מערכת CRM?
בדרך כלל כאשר מדברים על מערכת שכזו משייכים אותה לעסקים וארגוניים גדולים עם מאות או אלפי לקוחות, עשרות או מאות עובדים, לעתים ארגונים עם סניפים שונים באזורים שונים בארץ או בעולם. אלה מצריכים שימוש בכלים טכנולוגיים מתקדמים על מנת לסנכרן בין המידע ובכדי לנהל את הלקוחות בצורה הטובה ביותר, את העובדים ואת המשימות והפרויקטים בתוך הארגון. אז מדוע מערכת CRM לעסקים קטנים הינה קריטית? מכיוון שאותם עסקים קטנים המעוניינים לצמוח צריכים לעבוד מסודר, יכולים ליהנות מהיתרונות של מערכות טכנולוגיות שגם עסקים גדולים ומצליחים משתמשים בהן וכמובן לייעל תהליכים שונים בארגון. באמצעות מערכת שכזו תוכלו לשפר ולייעל את השירות ללקוחות שלכם, לבצע עבודה יעילה יותר בתוך הארגון, להגדיל את התפוקה, לנתח את הנתונים בצורה הטובה ביותר ולנהל את התקשורת בין העסק ללקוחות ובתוך העובדים בעסק בצורה הטובה ביותר.
אז איך נבחר מערכת CRM לעסקים קטנים?
ישנם כמה פרמטרים חשובים שבעל העסק יצטרך להתחשב בהם, להכיר ולהתמודד עמם בכל הנוגע לבחירת מערכת ניהול לקוחות הטובה ביותר עבורו. הינה כמה מהם:
- צרכים עסקיים – הפרמטר הראשון והחשוב ביותר הוא כמובן התאמה של המערכת לצרכים העסקיים שלכם. אם המערכת לא מותאמת לפעילות העסקית השוטפת שלכם ולצרכי הארגון, הרי שלא צריך את המערכת וגם אם תשלמו עליה 30 שקל בחודש הכסף ילך לפח כי השימוש לא יתאים לצרכים שלכם. האם אתם מחפשים מערכת שתשתלב עם כלי הנהלת חשבונות להנפקת מסמכים חשבונאיים? האם אתם צריכים לבצע התאמות בכרטיס הלקוח? איך אתם רוצים שהדאשבורדים שלכם ושל העובדים שלכם יראו כאשר תתחברו למערכת?
- תקציב – הדבר הבא שתרצו להתחשב בו הוא כמובן התקציב. זה שקיימת מערכת שיכולה להתאים לנו או שניתן לבצע בה שינויים ופיתוחים שונים זה נהדר, אך אם זה לא תואם לקנה המידה של התקציב שאנו יכולים לשאת בהוצאות שלו זה לא עוזר לנו. צריך לקחת בחשבון שמערכת שכזו חיונית עבור הפעילות של העסק וריכוז המידע ולכן תצטרכו להתמיד בשימוש עם המערכת וזה יהפוך להוצאה קבועה.
- דינמיות – בשל העובדה שהמערכת תהיה הוצאה קבועה כפי שהזכרנו, חשוב שתהיה לכם אופציה לעבוד עם מערכת שניתן יהיה להתאים את החבילה וההוצאות בה בהתאם לצרכים שלכם. לצורך העניין, נניח שאתם עסק של 8 עובדים ויש לכם חבילה עם הקצאה עד 10 משתמשים. העסק מתפתח, הקמתם מחלקה חדשה ושירות חדש נוסף וקיבלתם לעבודה עוד 4 עובדים חדשים לאייש את התפקידים במחלקה. כעת תצטרכו להרחיב את החבילה שלכם במערכת שאתם עובדים עמה כדי לפתוח הקצאות ליותר משתמשים. המערכת מחייבת בחבילה הבאה עד 25 משתמשים וכמעט מכפילה את דמי המנוי. מדובר בהוצאות שיכולות להגיע למאות שקלים יותר בכל חודש שאתם לאו דווקא צריכים את ההקצאות הנוספות. בשביל לעלות מ8 ל12 עובדים ומשתמשים במערכת, תצטרכו לשלם על 25 משתמשים.
- ממשק משתמש – נוחות השימוש שלכם ושל העובדים שלכם במערכת עשויה להיות קריטית. אתם רוצים לעבוד עם מערכת שתציע לכם ממשק משתמש קל ונוח לתפעול, מראה נקי, ומעבר נוח ומהיר בין העבודה והאפשרויות השונות. כך ההדרכה של עובדים חדשים על השימוש במערכת תהיה פשוטה יותר, העבודה היום יומית שלכם תהיה נוחה ופשוטה יותר, יעילה יותר ומקצועית יותר.
- תמיכה ושירות – אחד הדברים החשובים ביותר בבחירת מערכת CRM היא לוודא שיש לה אבא ואימא, שיש עם מי לדבר במידת הצורך. זה לא אומר שתצטרכו לדבר ישירות עם המנכ"ל, אך ללא ספק תרצו לדעת שיש לכם שירות לקוחות זמין במידת הצורך. אנשי התמיכה הטכנית יצטרכו לספק לכם מענה מהיר לכל צורך, בעיקר כאשר מדובר על תקלות, פרצות אבטחה, גיבויים ועוד.
- התאמה למובייל – מערכות CRM לעסקים קטנים או גדולים, לעסק עם 3 עובדים או עם 300, חשוב שהמערכת תהיה מתאימה למובייל. עובדים ומנהלים לעתים יצטרכו לבצע עבודות, להזין או להוציא נתונים מהמערכת, או להתעדכן בחדשות ומשימות שונות גם כאשר אינם נמצאים על המחשב שלהם. לכן, חשוב שהמערכת תהיה מתאימה גם למובייל, לטאבלט ובכלל רספונסיבית למסכים בגדלים שונים.
- אינטגרציה – על מנת להפיק את התועלת הגדולה ביותר ממערכת הCRM שלכם אתם רוצים לוודא שאתם יכולים לחבר אליה כלים שונים. מכלי הנהלת חשבונות, דרך כלים לניהול משימות ועד לכלים שיווקיים שיתמכו בקמפיינים ומשפכי שיווק ומכירה שלכם. בסופו של דבר אתם רוצים לוודא שאתם עובדים בצורה יעילה, עם מערכת אחת שמספקת לכם את כל מה שאתם צריכים במקום אחד. ישנן מערכות שמחייבות שימוש בכלים הפנימיים של המערכת בלבד, ואילו מערכות אחרות עושות שימוש בכלים נוספים באמצעות חיבור בין המערכות.
בניית אוטומציות ושיפור תהליכים שונים בעסק:
מניהול לקוחות ועד שת"פ בין העובדים, משפכי שיווק ועד לאפסיילים ללקוחות – אתם רוצים לוודא שאתם יכולים להשתמש במערכת שלכם לבניית תהליכי אוטומציה שונים שיחסכו לכם זמן, מאמץ וכסף. תהליכים אלו הינם תהליכים המבוצעים לרוב בצורה אוטומטית, ללא התערבות של נציגי החברה, לפחות עד לשלב שבהם הלקוח מבקש מעורבות של נציג אנושי. תהליכי אלו מאוד פופולריים כיום בקרב ארגונים ועסקים בכל סדר גודל ולכן חיוניים מאוד על מנת לחסוך בעלויות, לשפר את השירות ללקוחות ולעבוד בצורה מקצועית יותר.
חברת CRMERS מלווה עסקים באפיון, בחירה והטמעה של מערכת CRM מתאימה לצרכי הארגון ולתקציבו. החברה גם מספקת הדרכות לעובדים וליווי מלא לאורך הדרך ובכל צורך בשימוש במערכת, תמיכה והתאמה דינמית תוך כדי תנועה. לפרטים נוספים צרו קשר באתר או בטלפון ונשמח לעמוד לשירותכם.
