כמה פעמים קרה לכם שמתנדב עזב ולקח איתו את כל הידע על הפרויקט שהוא ניהל? או שתורם התקשר לשאול על התקדמות הפרויקט שהוא תרם עבורו, ואתם לא ידעתם מה לענות כי המידע היה מפוזר בחמישה מקומות שונים?
אלו תסריטים שפגשנו רבות לאורך השנים האחרונות. עמותות שנתקעות במלכודת הבלתי מתוכננת הזו שבה כל מתנדב מחזיק במידע שלו כאילו היה קניינו הפרטי, כל פרויקט מנוהל במערכת אחרת, וכל תרומה מתועדת במקום שונה. התנהלות כזו מובילה בהכרח לכאוס, מידע שנעלם, תורמים מתוסכלים, פרויקטים שנופלים בין הכיסאות ומתנדבים שלא יודעים איפה הם עומדים.
למה עמותות צריכות מערכת ניהול שונה מחברות מסחריות?
עמותות עובדות אחרת מעסקים וחברות מסחריות. הן לא מוכרות מוצר אחד ללקוח אחד. הן מנהלות מתנדבים, תורמים, מוטבים, פרויקטים חברתיים, קמפיינים לגיוס כספים, ועוד המון דברים בו זמנית.
המערכות הרגילות פשוט לא מתאימות. הן מסובכות מדי, יקרות מדי, ודורשות הכשרה שלוקחת חודשים.
מאנדיי CRM שונה לגמרי בנוף הזה. המערכת נבנה על מנת להיות גמישה מספיק כדי להתאים לכל ארגון: פשוטה מספיק כדי שמתנדבים יוכלו להתחיל להשתמש בה תוך דקות, וחזקה מספיק כדי לנהל את כל הפעילות של העמותה ממקום אחד.
מאנדיי CRM הופך עמותה לארגון מקצועי
תחשבו על מאנדיי כעל המוח הארגוני של העמותה שלכם. במקום מידע שמפוזר בעשרה מקומות, הכל נמצא במקום אחד.
יש לכם פרויקט חלוקת מזון לנזקקים? תוכלו לעקוב אחרי כל שלב: גיוס מתנדבים, קבלת תרומות מזון, תיאום עם משפחות, חלוקה בשטח, דיווח לתורמים. הכל בלוח אחד, עם ראייה מלאה של מי עושה מה ומתי.
יש לכם קמפיין גיוס כספים? תוכלו לראות בזמן אמת כמה כסף נגויס, מאיזה מקורות, מה המטרות הבאות, ואיך מתקדמים ביחס ליעד.
אנחנו זוכרים מנהלת עמותה שאמרה לנו אחרי כחודש מהמעבר: "פתאום אני יכולה לתת עדכן למועצת המנהלים על כל הפעילות תוך חמש דקות, במקום להכין פרזנטציה של שלושה ימים."
איך מאנדיי לעמותות מתפקדת בפועל?
בואו ניקח כמה דוגמאות קונקרטיות:
- עמותה לילדים במצוקה: לוח אחד לכל הילדים במעקב, עם כל הפרטים החשובים: גיל, מצב משפחתי, איזה עזרה הם מקבלים, מי אחראי עליהם. כל עדכון נכנס למערכת וכל מי שצריך רואה את המידע המעודכן.
- עמותה להגנת הסביבה: לוח לכל קמפיין, עם משימות למתנדבים, לוחות זמנים לאירועים, מעקב אחרי תרומות, ותיאום עם גופים רשמיים. הכל בזמן אמת, הכל שקוף לגורמים הרלוונטיים.
- עמותה לחינוך: מעקב אחרי כל התלמידים בתוכניות השונות, תיאום מורים ומתנדבים, ניהול לוחות זמנים ודיווח לתורמים על ההשפעה של התרומות שלהם.
מאנדיי חוסכת לעמותות זמן וכסף
כשכל מי שעובד בעמותה יכול לראות את התמונה המלאה, כולם עובדים טוב יותר. המתנדבים רואים איך העבודה שלהם משתלבת במטרה הגדולה, התורמים מקבלים עדכונים שקופים על השימוש בכספים שלהם, והמנהלים יכולים לקבל החלטות מבוססות נתונים במקום להסתמך על תחושות.
כשמישהו שואל "איך הפרויקט מתקדם?", יש תשובה מדויקת ומעודכנת. כשתורם רוצה לדעת מה קרה עם התרומה שלו, יש מעקב מלא. כשמתנדב חדש מצטרף, הוא מקבל תמונה ברורה של מה הוא צריך לעשות. בסופו של יום, מערכת מאנדיי לעמותות לא רק מסדרת את העבודה ומנגישה לכולם את המצב בשטח, היא גם חוסכת לעמותה לא מעט משאבים.
מתנדבים חדשים יכולים להתחיל לעבוד תוך יום במקום שבוע של הכשרה. מנהלים יכולים לראות בזמן אמת איפה יש בעיות ולטפל בהן לפני שהן מתפוצצות. תורמים מקבלים דיווחים אוטומטיים, מה שחוסך שעות של הכנת דוחות ידניים.
הטעות הגדולה שהרבה העמותות עושות
רוב העמותות חושבות שהן "קטנות מדי" או "לא מספיק טכנולוגיות" כדי להשתמש במערכת ניהול מקצועית. האמת היא ההפך. דווקא עמותות קטנות הכי זקוקות לכלים שיעזרו להן לעבוד יעיל. כשיש לכם מעט משאבים, אתם לא יכולים להרשות לעצמכם לבזבז אותם על תהליכים לא יעילים. מאנדיי לעמותות נבנתה בדיוק בשביל זה. זו לא מערכת מסובכת שדורשת צוות IT. זה כלי פשוט שכל אחד יכול להתחיל להשתמש בו תוך דקות.
מוכנים להפוך את העמותה שלכם ליעילה ומקצועית יותר?
אם אתם עדיין מנהלים את העמותה שלכם עם אקסל, מיילים ותיקיות פיזיות, אתם מבזבזים משאבים יקרים שיכולים היו ללכת לטובת המטרה שלכם. כל יום שעובר בלי ארגון נכון זה יום שבו אתם מפסידים הזדמנויות, מתסכלים מתנדבים, ומאכזבים תורמים.
יעילות ומקצועיות הן לא מותרות, הן תנאי הכרחי לכל ארגון שרוצה להצליח בטווח הארוך. כשהמימון לעמותות הופך להיות יותר ויותר תחרותי, והתורמים הופכים להיות יותר ויותר תובעניים, רק עמותות שעובדות בצורה מקצועית ומאורגנת יכולו לשרוד.
עמותות רבות בישראל זכאיות להטבות משמעותיות ב-Monday ויכול מאוד להיות שאתם חלק מהם. ביחד נבחן את הצרכים של הארגון, נתאים את המערכת בדיוק למה שאתם צריכים, בין אם זה ניהול מידע, תיעוד קשרים עם תורמים או שיפור תהליכים פנימיים, ונבנה פתרון שעובד עבורכם.
צוות המומחים של Crmers ילווה אתכם בכל שלב: מבדיקת הזכאות למענק, דרך התאמה והטמעה של הפלטפורמה ועד לתמיכה שוטפת ושיפורים מתמידים במערכת בהתאם לצרכי העמותה. המטרה שלנו פשוטה: להפוך את העבודה שלכם לקלה, מסודרת ויעילה יותר.
