חברות ועסקים רבים מדי עדיין תקועים עם אקסל, ומסרבים להודות שהגיע הזמן לעבור לעידן החדש. הבעיה היא שהם לא מבינים כמה זה עולה להם, עד שמשהו קורס. אז האם הגיע הזמן לזנוח את קבצי האקסל ולהתקדם למערכת CRM איכותית לניהול הארגון? בחנו את עצמכם עם חמשת הסימנים הבאים.
הסימן הראשון: אתם מבלים יותר זמן בחיפוש אחר מידע מאשר בעבודה עם לקוחות
"איפה הקובץ עם הלקוחות של החודש שעבר?" "מי עדכן את הטבלה?" "איזה גרסה זו הנכונה – הקובץ מהמייל או זה ששמור על השולחן?"
אם השאלות האלה נשמעות מוכרות, יש לכם בעיה. במערכת CRM, כל המידע נמצא במקום אחד. רוצים לראות את כל ההיסטוריה עם לקוח? קליק אחד. רוצים לדעת מה הצעד הבא? הכל שם. לא עוד חיפושים, לא עוד בלבול, לא עוד זמן שנזרק לפח.
הסימן השני: כל פעם שמישהו עוזב – חלק מהידע עוזב איתו
זה הסיוט של כל מנהל: עובד טוב עוזב ואיתו הולכים כל הקשרים, כל ההיסטוריה, כל הידע שהוא צבר.
"מי איש הקשר אצל הלקוח הזה?" "איך הוא אוהב לעבוד?" "מה ההצעה שהבטחנו לו?" פתאום אף אחד לא יודע כלום. באקסל, כל הידע הזה נמצא בראש של האדם או בקבצים פרטיים שלו. כשהוא עוזב, הכל נעלם.
במערכת CRM, כל האינטראקציה עם כל לקוח מתועדת. כל שיחה, כל מייל, כל פגישה, כל הסכם. כשמישהו עוזב, הידע נשאר. העובד החדש יכול להמשיך בדיוק מהנקודה שהקודם הפסיק.
הסימן השלישי: אתם מקבלים תלונות מלקוחות על חוסר עקביות
"אבל הנציג הקודם אמר לי משהו אחר!" "למה אני צריך להסביר את הבעיה שלי שוב?" "אתם לא זוכרים מה דיברנו על זה השבוע שעבר?"
אם אתם שומעים את המשפטים האלה בקביעות, זה סימן שהמידע לא זורם ביניכם לבין הצוות. באקסל, כל נציג עובד עם הקובץ שלו. אחד עוקב בטבלה, שני שומר בפתקים, שלישי זוכר בראש. התוצאה? כל לקוח מקבל שירות שונה מכל נציג.
במערכת CRM, כל נציג רואה את אותו מידע. ההיסטוריה שלמה, ההעדפות של הלקוח רשומות, והכל מעודכן בזמן אמת. לקוח שמתקשר מקבל שירות עקבי ומקצועי, לא משנה עם מי הוא מדבר.
הסימן הרביעי: אתם לא יכולים לתת תחזיות מדויקות להנהלה
"כמה אנחנו צפויים לסגור החודש?" "איפה אנחנו עומדים ביחס ליעד?" "איזה לקוחות בסיכון?"
אם אתם צריכים יומיים כדי להכין תשובה לשאלות האלה, יש לכם בעיה.
באקסל, צריך לאסוף נתונים מכל הקבצים, לחבר, לחשב ולהתפלל שלא עשיתם טעויות. זה לוקח זמן וזה לא מדויק.
במערכת CRM, כל הנתונים מתעדכנים אוטומטית. רוצים לדעת כמה אתם צפויים לסגור? יש דשבורד שמראה את זה בזמן אמת. רוצים לראות איזה עסקאות בסיכון? יש התראות אוטומטיות.
הסימן החמישי: אתם מפספסים הזדמנויות כי לא זוכרים לעקוב
"אמרתי לעצמי לחזור ללקוח הזה בשבוע הבא" "הבטחתי לשלוח הצעת מחיר עד יום רביעי" "התכוונתי להתקשר ללקוח שלא שמענו ממנו זמן רב". כמה פעמים זכרתם לעשות את זה?
באקסל אין תזכורות, אין התראות, אין שום דבר שמזכיר לכם מה צריך לעשות ומתי. אתם מסתמכים על הזיכרון, על פתקיות דביקות, ועל המזל. כתוצאה מכך הזדמנויות נופלות, לקוחות מרגישים מוזנחים, ועסקאות הולכות למתחרים.
במערכת CRM, אפשר להגדיר תזכורות אוטומטיות לכל דבר. המערכת תזכיר לכם להתקשר ללקוח, לשלוח הצעת מחיר ולעקוב אחרי העסקה. לא עוד הזדמנויות שנופלות בגלל שכחה.
למה אקסל כבר לא מספיק?
בעידן שבו הטכנולוגיה משתלבת בכל תחומי החיים, לקוחות מצפים לשירות מקצועי. הם רוצים שתזכרו על מה דיברתם איתם, שתדעו מה ההעדפות שלהם ושתעמדו בהבטחות שנתתם.
כשאתם עובדים עם אקסל, אתם נראים חובבניים. הלקוח מרגיש את זה. הוא רואה שאתם לא זוכרים דברים, שאתם לא מעודכנים, שאתם לא מקצועיים.
החברות המובילות כבר הבינו את זה ועברו לכלים מקצועיים. הן נותנות ללקוחות שלהן חוויה חלקה ומקצועית. השאלה היא איפה אתם רוצים להיות בתחרות הזאת?
איך להכין את הצוות למעבר (בלי שיפרצו מחאות)?
רוב הצוותים מתנגדים למעבר משיטת העבודה הישנה והמוכרת לטובת הלא נודע, החדש והמרתיע. לא כי הם לא רוצים להשתפר, אלא כי הם מפחדים מהשינוי.
הדרך הנכונה היא להראות להם למה זה טוב בשבילם, לא רק בשביל החברה. פחות זמן שמתבזבז על ארגון מידע ויותר זמן עם לקוחות. פחות לחץ מחיפושים וטעויות ויותר ביטחון בעבודה.
תתחילו בקטן, עם פרויקט אחד או צוות אחד. תנו להם לראות איך זה עובד ואז הם יהיו הראשונים שירצו להרחיב את יכולות המערכת לאספקטים נוספים של העבודה.
לסיכום
אם זיהיתם את עצמכם באחד או יותר מהסימנים האלה, הגיע הזמן להפסיק להתכחש ולהתמודד עם המציאות. כל יום שעובר עם אקסל זה יום שבו אתם מפסידים כסף, זמן והזדמנויות. יום שבו המתחרים פותחים פער גדול יותר מכם והלקוחות מתחילים לראות אתכם כפחות מקצועיים.
המעבר ל-CRM זה לא עוד הוצאה, אלא השקעה שמחזירה את עצמה כבר בחודש הראשון. למרות שנלווה אתכם בכל התהליך, נבנה את המערכת היעילה ביותר לארגון שלכם ונהיה לצידכם לאורך כל הדרך, לא נשלה אתכם שהמעבר יהיה קל. כל שינוי דורש מאמץ.
אנחנו כן נגיד לכם שהמחיר של להמשיך ולעבוד בשיטות שאבד עליהן הכלח, הרבה יותר גבוה מהמחיר של השינוי. אז אם אתם מוכנים לזנוח את האקסלים ואפליקציות התזכורות, ולהתקדם למערכת CRM חכמה, צרו איתנו קשר עוד היום ונשמח לסייע בכל התהליך.
