מערכת או תוכנה לניהול משימות בבסיסה מאפשרת לנו לבצע מגוון משימות ופעולות שונות בקלות וביעילות דרך המערכת. בדרך כלל תוכנות מסוג זה יהיו הרבה יותר מפותחות ומתקדמות שיאפשרו לבצע מגוון רחב של פעולות:
- העלאה, עריכה ומחיקה של משימות ופרויקטים, כולל פרויקטים מורכבים.
- שיוך של משימות לעובדים/מחלקות.
- תזמון משימות לקביעת יעדים.
- התראות להזכיר למשתמשים בנוגע למשימות שלהם.
- שימוש בתבניות עבודה חוזרות על מנת לשפר את הייעול בעבודה והחיסכון בזמנים.
- מעקב זמנים לתיעוד הזמנים המושקעים במשימות.
- ועוד.
10 תוכנות לניהול משימות המומלצות והטובות ביותר
אז בואו נכיר 10 תוכנות לניהול משימות שלדעתנו נחשבות לטובות והפונקציונליות ביותר.
#1 Zoho Projects
מערכת ניהול פרויקטים ומשימות של Zoho היא ללא ספק אחת המובילות בעולם בעניין זה. המערכת היא אחד הכלים שמציעה זוהו לבעלי עסקים ומאפשרת להם לשדרג ולייעל את העבודה שלהם באמצעות ניהול משימות בצורה פשוטה ויעילה, עם פאנל ניהול מסודר ולא מסובך. ניתן לעקוב ולדווח כמה זמן יושבים על משימה, להקצות משימות למשתמשים שונים במערכת, לעקוב אחר שלבי ההתקדמות של המשימה לכל אורכה, לנהל חדר צ'אט של המשתתפים במשימה ועוד.
#2 Monday
אי אפשר לדבר על תוכנות לניהול משימות ופרויקטים בלי להזכיר את Monday כמובן. התוכנה בבעלות ישראלית כבר נחשב מעל לעשור ללהיט בתחום ניהול הפרויקטים. מערכת מאנדיי מספקת לנו פאנל ניהול משימות נעים לשימוש, שעושה שימוש בצבעים בצורה נהדרת כדי להבליט את המשימות ולצבוע אותן תרתי משמע. גם במערכת זו ניתן לעקוב אחר נתונים שונים כמו שלבי הפרויקט וכמה זמן עובדים עליו, להקצות משימות בין העובדים השונים, לאפשר לעובדים להעביר את המשימה הלאה לעובד הבא בשרשרת ולייצר למעשה זרימת עבודה מושלמת ונעימה לכל אורך ניהול הפרויקט. עלות השימוש במערכת מתחיל מ10 דולר לחודש למשתמש (מינימום 3 משתמשים), ו8 דולר לחודש למשתמש בתוכנית השנתית.
#3 Wrike
מערכת ניהול משימות של Wrike קצת פחות מוכרת בישראל, אך מוכרת בקנה מידה עולמי ואפילו גורפת פרסים רבים על היישומים השונים שלה. המערכת תבקש מכם כבר במהלך ההרשמה לבחור את סוג החבילה שלכם ולאחר מכן תאפשר לכם להתחיל לפתוח תיקיות ומשימות בצורה קלה ופשוטה עם מדריך משתמש קל ופשוט שעוקב אחריכם ומסייע לכם בכל צורך. גם ללא המדריך תוכלו לתפעל את המערכת בקלות, לפתוח משימות, להגדיר סדרי עדיפויות, לפתוח משתמשים לאנשי הצוות, לתקשר עם אנשי הצוות ולאפשר להם לתקשר ביניהם ועוד. בממש תוכלו לבחור גם באופן שבו תרצו להציג את המשימות (לוח, טבלה, רשימה, עמודות וכו'). ניתן לבצע התאמות אישיות לפי צורך והתפעול השוטף מאוד קל ונוח.
#4 Hive
Hive היא מערכת נהדרת שמאפשרת לשפר את מהירות העבודה. המערכת מתאימה לצוותים בכל סדר גודל וכדאי מאוד לבחון את המערכת בתקופת ניסיון בחינם. בין היתר תוכלו ליצרו ולהקצות משימות, להציג משימות לפי פריסות שונות, לאחר אחר זמן ומימוש משאבים בארגון, לארגן ולצרף קבצים למשימות, לייצר משימות חוזרות כתבנית ועוד.
#5 MeisterTask
תוכנת MeisterTask לניהול משימות תוכננה על מנת לשפר את זרימת העבודה של צוותים בגדלים שונים, לרבות צוותים זריזים, ומספקת פלטפורמת עבודה נוחה וידידותית למשתמש. המשימות מנועלות בלוחות בסגנון "קאנבאן" וניתן להתאים אותם אישית לפי הצורך, לארגן משימות, לעקוב אחר ההתקדמות של המשימות והפרויקטים ועוד. למערכת זו יתרון משמעותי בכך שהיא מאפשרת ניהול משימות בתוכנה (שימוש מוגבל) ללא עלות כך שתוכלו לבחון את התוכנה, להתנסות בה ולהחליט אם תרצו להרחיב את הפעילות אתה.
#6 ClickUp
ClickUp הוא אחד הכלים היותר מוכרים ויעילים בתחום זה של ניהול פרויקטים. הכלים והשימוש במערכת נועדו כדי לייעל תהליכים ולחסוך זמן רב למשתמשים בו והוא משמש אנשים פרטיים ועסקים כאחד. בין היתר תוכלו לייצר רשימות של משימות, להשתמש בגיליונות אלקטרוניים, לנהל אירועים בתוך הפרויקט, לייצר תזכורות לגבי הפרויקט, לבצע מעקבים ואיסוף נתונים שונים על ביצוע הפרויקטים, להציב דד ליין ולעקוב אחר לוחות זמנים ועוד.
#7 Miro
Miro היא אחת המערכות המעניינות ביותר ואולי גם המהנות ביותר שתוכלו להשתמש בהן היא מערכת Miro. מערכת זו מאפשרת לכם לקחת את הלוח הלבן המחיק במשרד שלכם ולהכניס אותו למערכת דיגיטלית שתאפשר לכם לייצר משימות, רישומים, פתקים צבעוניים ותרשימים שונים על White Board מדליק בתוך המערכת. תוכלו לנהל משימות, תרשימי זרימה, לבצע סיעור מוחות וליהנות מעוד מגוון פיצ'רים מדליקים שיהפכו את הפאנל שלכם למערכת משומנת לניהול משימות ללא צורך במעבר בין מסכים שונים.
#8 Basecamp
Basecamp היא תוכנת לניהול משימות המשלבת מגוון יכולות למיקסום התקשורת בין החברים בצוות שלכם. תוכלו לתקשר עם קולגות ועם העובדים שלכם, ליצור משימות, לעקוב אחריהן, להקצות משימות לעובדים, לייצר דד ליינים, לנהל דיונים בנוגע למשימות ועוד. מדובר בחלל עבודה וירטואלי לכל דבר ועניין. לאחר ההרשמה תוכלו ליהנות ממדריך וירטואלי שיסייע לכם להכיר את המערכת בצורה ידידותית ונוחה כמשתמשים חדשים. מערכת זו אינה מספקת מגוון אפשרויות של ניהול תקציבים או הפקת דוחות מיוחדים אך בכל הקשור לניהול המשימות והצוות היא ללא ספק אחת המומלצות.
#9 Asana
תוכנת Asana משמשת בעיקר לניהול משימות ופרויקטים וניהול שיתופי פעולה בין צוותים שונים. פלטפורמה זו אינה מספקת כלים שונים להקצאות משאבים, ניהול הוצאות ואיסוף נתונים שונים כמו מערכות אחרות אך בכל הקשור לשיפור וייעול הניהול של משימות שונות ושיתוף הפעולה בין הצוותים שונים לצורך ביצוע משימות היא אחת המערכות המובילות בעניין זה.
#10 – Trello
Trello היא מתוכנות הניהול הפופולריות והוותיקות ביותר בשוק. באמצעות ממשק ידידותי ונוח תוכלו לפתוח משימות על גבי כרטיסיות ורשימות ובשיטת Drag&Drop להעביר את המשימות בין העמודות השונות. קל ונוח לייצר תהליכי עבודה וזרימת עבודה באמצעות מערכת זו והשימוש בה. כמו כן תוכלו להקצות פרויקטים למשתמשים שונים, לצרף אנשי צוות עם גישה לשטח העבודה שלכם, לשמור פרטים שונים על הפרויקט בכרטיסיות, לבצע התאמות אישיות עם שדות וכלים שונים, לצבוע את המשימות לפי צבעים שונים, להגדיר תאריכי יעד להשלמת המשימות ועוד. בגרסה החינמית של המערכת תוכלו לפתוח עד 10 בורדים לעבודה.
